Версия для слабовидящих
Западнодвинского муниципального округа
Скачать (1.1 MБ)РФ
АДМИНИСТРАЦИЯ ЗАПАДНОДВИНСКОГО
МУНИЦИПАЛЬНОГО ОКРУГА
ТВЕРСКОЙ ОБЛАСТИ
27.06.2024 г. г. Западная Двина № 549
Об утверждении Инструкции по делопроизводству Администрации Западнодвинского муниципального округа Тверской области
В соответствии с Федеральным законом от 06.10.2003 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», в целях установления единого порядка ведения делопроизводства в Администрации Западнодвинского муниципального округа Тверской области, совершенствования системы документационного обеспечения Администрации Западнодвинского муниципального округа:
1.Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Администрации Западнодвинского муниципального округа Тверской области.
2.Руководителям структурных подразделений, отраслевых (функциональных) органов Администрации Западнодвинского муниципального округа обеспечить соблюдение Инструкции при организации и ведении делопроизводства и документооборота в Администрации Западнодвинского муниципального округа.
3.Установить, что методические разъяснения по порядку применения Инструкции по делопроизводству в Администрации Западнодвинского муниципального округа Тверской области осуществляет общий отдел Администрации Западнодвинского муниципального округа.
4.Опубликовать настоящее распоряжение в официальном сетевом издании - официальный сайт Администрация Западнодвинского муниципального округа Тверской области (http://www.zapdvina.ru) в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет».
Глава Западнодвинского муниципального округа О.А. Голубева
Инструкция
по делопроизводству в Администрации Западнодвинского муниципального округа Тверской области
Оглавление
Раздел I Общие положения
Раздел II Основные требования, предъявляемые к
организации делопроизводства в Администрации Западнодвинского муниципального округа Тверской области
Раздел III Состав документов Администрации Западнодвинского
муниципального округа Тверской области
Раздел IV Основные требования к оформлению служебных
документов
Раздел V Особенности подготовки, оформления и
прохождения отдельных видов документов
Подраздел I Правила подготовки и оформления нормативных
правовых актов и распорядительных документов Администрации Западнодвинского муниципального округа Тверской области
Подраздел II Общие требования к подготовке поручений
Главы Западнодвинского муниципального округа
по документам
Подраздел III Правила подготовки и оформления организационно-
правовых документов (положений, правил, инструкций, регламентов и др.)
Подраздел IV Правила оформления протоколов заседаний,
совещаний, комиссий
Подраздел V Правила оформления служебных писем
Подраздел VI Правила оформления справок, докладных,
служебных, пояснительных записок и других информационно-справочных документов
Подраздел VII Особенности оформления, прохождения и
регистрации договоров, соглашений
Раздел VI Порядок организации работы с обращениями
граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц, поступившими в
Администрацию Западнодвинского муниципального округа Тверской области
Раздел VII Оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий
Раздел VIII Организация документооборота и исполнения
документов
Подраздел I Прием, обработка и распределение поступающих
документов
Подраздел II Организация обработки и передачи отправляемых
документов
Подраздел III Прием и обработка документов, поступающих по
каналам электронной почты и факсимильной связи
Подраздел IV Работа исполнителей с документами
Раздел IX Поисковая система по документам. Регистрация
документов
Раздел X Порядок организации контроля за исполнением
документов и поручений
Подраздел I Принципы и методы организации контроля
Подраздел II Сроки исполнения документов и поручений
Подраздел III Общий порядок организации исполнения поручений
и взаимодействия исполнителей
Раздел XI Организация документов в делопроизводстве
Подраздел I Составление номенклатуры дел
Подраздел II Формирование дел
Подраздел III Правила оформления дел и подготовки дел к
передаче на архивное хранение
Подраздел IV Организация оперативного хранения документов
Подраздел V Экспертиза ценности документов
Подраздел VI Составление описей дел
Подраздел VII Порядок передачи документов на архивное хранение
Раздел XII Особенности работы с документами, содержащими
служебные сведения ограниченного доступа
Раздел XIII Изготовление и использование печатей и штампов
Приложения
Раздел I
Общие положения
1.Инструкция по делопроизводству в Администрации Западнодвинского муниципального округа Тверской области (далее - Инструкция) устанавливает единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами Администрации Западнодвинского муниципального округа Тверской области (далее – Администрация).
Требования Инструкции нацелены на повышение качества подготовки документов и совершенствование технологии работы с ними, расширение применения автоматизированных технологий, обеспечение четкости и оперативности работы Администрации, ее отраслевых (функциональных) органов администрации, в том числе имеющих статус юридического лица (далее – отраслевые (функциональные) органы администрации).
2.Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с организационно-распорядительными документами независимо от вида носителя, включая подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения документов, организацию их текущего хранения, осуществляемые с помощью информационно-коммуникационных технологий.
3.Особенности организации работы с документами, содержащими информацию ограниченного доступа (государственную тайну, персональные данные и иную конфиденциальную информацию), регулируются отдельными нормативными актами, утверждаемыми главой округа.
4.Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, научно- технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.
5.В Инструкции рассматривается весь основной комплекс вопросов работы с документами в Администрации: от создания документа или его поступления до отправки, сдачи в архив или уничтожения в установленном законом порядке.
6.Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, а также соблюдение требований Правил делопроизводства в Администрации возлагается на ее руководителя либо лицо, исполняющее его полномочия. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в отраслевых (функциональных) органах администрации, возлагается на руководителей структурных подразделений Администрации.
7.При неоднозначном толковании отдельных положений Инструкции право окончательного толкования по отдельным положениям Инструкции предоставляется юридическому отделу Администрации.
Раздел II
Основные требования, предъявляемые к организации
делопроизводства в Администрации Западнодвинского муниципального округа Тверской области
8.Руководитель отраслевого (функционального) органа администрации определяет ответственного за ведение делопроизводства.
На сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства в отраслевых (функциональных) органах администрации, возлагаются следующие функции:
а) прием, учет и распределение поступающих в отраслевой (функциональный) орган администрации документов;
б) учет исходящих из отраслевого (функционального) органа администрации документов, проверка правильности оформления и передача их на отправку;
в) контроль прохождения документов в отраслевом (функциональном) органе администрации;
г) организация справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов;
д) подготовка информации о ходе и результатах исполнения документов;
е) составление перечня дел, образующихся в делопроизводстве отраслевого (функционального) органа администрации;
ж) формирование, оформление, учет, хранение и обеспечение использования дел в процессе делопроизводства и законченных делопроизводством, подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение в архивный отдел Администрации;
з) прием и передача служебной информации с использованием средств факсимильной связи, установленных в отраслевом (функциональном) органе администрации, и по электронной почте;
и) организация использования в отраслевом (функциональном) органе администрации средств копировальной техники;
к) проведение инструктажа вновь принятых в отраслевой (функциональный) орган администрации сотрудников по вопросам организации работы с документами, ознакомление сотрудников с нормативными и методическими документами по документационному обеспечению Администрации.
9.При смене руководителя отраслевого (функционального) органа администрации в акте приема-передачи дел отражается наличие и состояние документов, находящихся в делопроизводстве.
Сотрудник, ответственный за делопроизводство в отраслевом (функциональном) органе администрации, обязан сообщить о поручениях, документах, находящихся на контроле, в общий отдел Администрации.
В случае увольнения сотрудника, ответственного за ведение делопроизводства в отраслевом (функциональном) органе администрации, документы и дела должны быть переданы по акту другому сотруднику, исполняющему его обязанности или принятому на эту должность.
При увольнении, перемещении, убытии сотрудника отраслевого (функционального) органа администрации в отпуск, командировку и в других случаях все неисполненные им документы должны быть переданы по указанию руководителя другому сотруднику.
10.В случае ликвидации или реорганизации отраслевого (функционального) органа администрации сотрудники ликвидированного (реорганизованного) отраслевого (функционального) органа администрации формируют все имеющиеся документы в дела, оформляют для последующей передачи их по акту правопреемнику или в архив независимо от сроков их хранения.
11.Порядок использования служебной информации, содержащейся в документах Администрации, передачи документов (копий документов) другим организациям и гражданам устанавливается Главой Западнодвинского муниципального округа (далее – Глава округа). Ограничения на использование служебной информации не могут противоречить законодательству Российской Федерации.
Взаимодействие с представителями средств массовой информации и передача им какой-либо служебной информации (за исключением правовых актов) осуществляется с уведомления Главы округа.
12.Сотрудники Администрации несут дисциплинарную, административную и иную, установленную законодательством Российской Федерации, ответственность за нарушение сроков хранения документов, утрату и несанкционированное уничтожение служебных документов.
При утрате документов назначается служебная проверка в установленном порядке.
13.Переписка между отраслевыми (функциональными) органами администрации по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке и не требуют документального оформления на бумажном носителе, не допускается. Переписка между отраслевыми (функциональными) органами осуществляется не на бланках Администрации и не является входящей корреспонденцией Администрации.
Раздел III
Состав документов
Администрации Западнодвинского муниципального округа
Тверской области
Функции управления в Администрации реализуются с помощью нормативных правовых актов и организационно-распорядительной документации, которые включают в себя следующие группы документов: нормативные правовые акты, распорядительные, организационно-правовые и информационно-справочные документы.
15.Нормативными правовыми актами являются постановления Администрации Западнодвинского муниципального округа Тверской области (Приложение 5), а также в случаях, установленных действующим законодательством, постановления Главы Западнодвинского муниципального округа Тверской области (Приложение 7).
Распорядительными документами являются распоряжения Администрации Западнодвинского муниципального округа Тверской области (Приложение 6), поручения, протоколы, протокольные поручения.
К организационно-правовым документам относятся положения, правила, планы, инструкции, штатные расписания, должностные инструкции, регламенты и др.
К информационно-справочным документам относятся письма, акты, докладные, пояснительные и служебные записки, расшифровки аудиозаписей, отчеты и др.
Все виды документов оформляются в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.
16.Нормативные правовые и распорядительные акты Администрации, служебные письма и другие документы оформляются, как правило, на бланках установленного образца.
Бланки Администрации не используются для подготовки писем, докладных записок, справок, предназначенных для использования внутри Администрации, а также для документов, подготовленных совместно с другими организациями.
17.В Администрации установлены для применения унифицированные формы (бланки) документов (приложение 1).
Допускается использовать сетевой электронный вариант бланков непосредственно при подготовке проекта конкретного документа на компьютере.
Бланки документов должны использоваться строго по назначению и не могут передаваться сторонним организациям и лицам без соответствующего разрешения Администрации.
Раздел IV
Основные требования к оформлению служебных документов
18.Документы, создаваемые Администрацией, имеют стабильный состав реквизитов, их расположение и оформление. При оформлении документов необходимо соблюдать требования настоящей Инструкции.
Для служебных документов, подлежащих оформлению на бланках, установлены форматы листа – А4 (210 x 297 мм) либо в виде электронных документов.
Для отдельных видов документов допускается использовать формат А6 (105 x 148 мм) (например, бланки для резолюций (поручений), А5 (148х210 мм) (например, телефонограммы). Бланки формата А3 могут применяться для составления документов, текстовая содержательная часть которых оформлена в виде таблицы, схемы или специального трафарета.
19.Каждый вид служебного документа должен иметь определенный набор обязательных реквизитов (составных частей) и установленный порядок их расположения.
При создании и оформлении документов используются следующие реквизиты:
Герб Западнодвинского муниципального округа
Код организации по ОКПО ОГРН юридического лица
ИНН/КПП организации
Наименование организации
Наименование отраслевого (функционального) органа
Наименование должности лица
Справочные данные об организации Вид документа
Дата документа
Регистрационный номер документа
Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта
Место составления (издания) документа
Гриф ограничения доступа к документу Адресат
Гриф утверждения документа
Указания по исполнению документа (Резолюция)
Заголовок к тексту (наименование документа)
Отметка о контроле документа
Текст документа
Отметка о наличии приложения
Подпись должностного лица
Гриф согласования документа
Визы согласования документа
Оттиск печати
Отметка о заверении копии
Отметка об исполнителе
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
Отметка о поступлении документа в организацию
Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.
Кроме перечисленных реквизитов, при подготовке документов и в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты, например, отметка о поступлении документа в Администрацию; отметки
«Срочно», «Подлежит возврату» и др.
20.Бланк постановления (распоряжения) должен включать реквизиты:
Герб Западнодвинского муниципального округа;
Наименование организации;
Наименование вида документа;
Место составления или издания документа;
Отметки для размещения реквизитов «дата документа», «регистрационный номер документа».
21.Бланк письма Администрации должен включать следующие реквизиты:
Герб Западнодвинского муниципального округа (только на письмах, подписываемых Главой Западнодвинского муниципального округа, заместителями Главы Администрации Западнодвинского муниципального округа);
Наименование организации;
Справочные данные об организации;
Отметки для проставления реквизитов «дата документа», «регистрационный номер документа», «ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа».
22.Внутренние документы Администрации, оформляемые не на бланке, должны содержать соответствующие виду документа реквизиты.
23.В процессе подготовки документов необходимо соблюдать следующие правила оформления обязательных реквизитов:
а) герб Западнодвинского муниципального округа помещается на бланках документов в соответствии с Уставом Западнодвинского муниципального округа Тверской области;
б) код организации – Администрации – проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
Код организации – автора документа – является элементом электронной идентификации документа и служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи;
в) ОГРН организации – Администрации – основной государственный регистрационный номер – проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами;
г) ИНН/КПП организации – Администрации – идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет – проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами;
д) наименование организации (должностного лица) указывается в соответствии с Уставом Западнодвинского муниципального округа Тверской области, например, Администрация Западнодвинского муниципального округа Тверской области, Глава Западнодвинского муниципального округа;
е)наименование отраслевого (функционального) органа администрации указывается на документах (письма, архивная справка, архивная выписка), подписываемых руководителем отраслевого (функционального) органа администрации;
ё) наименование должности лица указывается в бланках писем должностных лиц и располагается под наименованием организации;
ж) справочные данные об организации указываются в бланках писем и включают: почтовый адрес организации (дополнительно может указываться адрес места нахождения юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом); номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес, а также код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный регистрационный номер организации (ОГРН) и идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на налоговый учет (ИНН/КПП);
з) наименование вида документа указывается на каждом документе (кроме письма) и должно соответствовать компетенции Главы Западнодвинского муниципального округа, Администрации, содержанию документируемого действия;
и) датой документа является дата его подписания (постановление, распоряжение, письмо) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт);
для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) – дата утверждения.
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, если другой порядок не установлен специально.
Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны подписываться и датироваться.
Датой документа, издаваемого Администрацией совместно с другими органами (организациями), является дата более поздней подписи.
Способ написания даты зависит от характера документа: в нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, используется словесно- цифровой способ оформления даты (12 апреля 2022 года), а в остальных случаях – цифровой в следующей последовательности: день, месяц, год (12.04.2022).
Если порядковый номер дня месяца состоит из одной цифры, то дата оформляется следующим образом: 5 июля 2022 года или 05.07.2022.
Датой документа, изданного совместно двумя или более организациями (должностными лицами), является дата подписания документа последней стороной.
Место проставления даты в документе зависит от наличия бланка и вида документа;
к) регистрационный номер документа – цифровое или буквенно- цифровое обозначение, присваиваемое документу при регистрации, содержит порядковый номер документа, который можно дополнять исходя из информационных потребностей индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента или автора, исполнителя и др.
Место проставления регистрационного номера определяется в бланке и зависит от вида документа.
Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).
На документе, составленном совместно двумя и более организациями, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждой из организаций. Регистрационные номера проставляются в порядке указания наименований организаций в заголовочной части (преамбуле) документа и отделяются друг от друга косой чертой.
л) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ, и используется только в тех видах документов, которые являются ответами на запрос (например, в письмах-ответах, заключениях по поручениям);
В текст письма-ответа сведения о регистрационном номере и дате поступившего письма не включаются.
Ссылка на регистрационный номер и дату документа проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.
м) место составления или издания документа указывается в бланках документов Администрации, за исключением бланков писем;
н) гриф ограничения доступа к документу (для служебного пользования, секретно, конфиденциально и др.) проставляют без кавычек на первом листе документа. Его можно дополнять данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации;
о) адресатом могут быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо.
Реквизит оформляется нормальным шрифтом. Допускается выравнивание по левой границе или по центру. Строки реквизита «Адресат» центруются относительно самой длинной строки или выравниваются по левому краю.
Инициалы и фамилия отделяются 1,5 межстрочным интервалом от предыдущей части реквизита «Адресат».
При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации указываются в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, фамилию, инициалы должностного лица.
Например:
Начальнику
Управления Пенсионного Фонда Российской Федерации
по Тверской области
Фамилия И.О.
При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже.
Например:
Российская академия государственной службы
при Президенте Российской Федерации
или
Правительство Тверской области
При адресовании письма руководителю структурного подразделения указываются в именительном падеже наименование организации, ниже - в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию, инициалы.
Например:
Министерство культуры
Тверской области
Начальнику
отдела методической работы
Фамилия И.О.
Если документ отправляется в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно.
Например:
Администрации муниципальных образований
Тверской области
При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом "Адресат" в скобках указывается: "(по списку)".
Например:
Руководителям управлений и отделов
ФБУ "Наименование организации"
(по списку)
Список рассылки составляется исполнителем.
Наименование учреждения (организации) – адресата документа указывается в полном соответствии с положением о нем.
В реквизите «Адресат» допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Каждый экземпляр такого документа должен быть подписан. Слово «копия» перед обозначением второго, третьего и четвертого адресатов не указывается.
При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки и на каждом документе проставляется только один адресат.
Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых постоянным адресатам: в органы государственной власти Российской Федерации, исполнительные органы, органы местного самоуправления Западнодвинского муниципального округа.
Почтовый адрес указывается при направлении документа разовым корреспондентам.
Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи:
1)для юридического лица - полное или сокращенное наименование (при наличии), для гражданина - фамилия, имя, отчество (последнее при наличии);
2)банковские реквизиты (для почтовых переводов, направляемых юридическому лицу или принимаемых от юридического лица);
3)название улицы, номер дома, номер квартиры;
4)название населенного пункта;
5)название района (округа);
6)название республики, края, области, автономного округа (области);
7)название страны (для международных почтовых отправлений);
8)почтовый индекс.
Например:
Редакция газеты «Тверские ведомости»
ул. Советская, д. 23, г. Тверь, 170100
или
Иванову И.И.
ул. Коминтерна, д. 37, корп. 1, кв. 43
г. Тверь, 170100
Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы власти, вышестоящие организации, подведомственные организации и постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).
При отправке письма по электронной почте или факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса).
Например:
Архивный отдел
Администрации Западнодвинского
муниципального округа
Тверской области dvinarhiv@yandex.ru
п) гриф утверждения документа – реквизит документа, указывающий нормативный или правовой характер его содержания или требующий правовой санкции.
Утверждению, как правило, подлежат программы, структура и штатная численность, должностные инструкции сотрудников, планы, отчеты, сметы, акты, задания, балансы, тарифные ставки и т.д. (приложение 2).
Утверждение документа производится Главой округа, другими должностными лицами Администрации в соответствии с их компетенцией (распределением обязанностей), распорядительными документами Администрации посредством проставления грифа утверждения.
Гриф утверждения (если документ утверждается конкретным должностным лицом) состоит из следующих элементов: слово УТВЕРЖДАЮ (без кавычек, прописными буквами), наименование должности, подпись, инициалы и фамилия лица, утвердившего документ, дата утверждения. Наименование должности печатается через 1,5 межстрочных интервала ниже слова УТВЕРЖДАЮ.
Например:
УТВЕРЖДАЮ
Заместитель Главы Администрации
Западнодвинского муниципального округа
Тверской области
Подпись И.О. Фамилия
07.06.2022
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне:
|
УТВЕРЖДАЮ Заместитель Главы Администрации Западнодвинского муниципального округа Тверской области по социальным вопросам
|
УТВЕРЖДАЮ Заместитель Главы Администрации Западнодвинского муниципального округа Тверской области по ЖКХ
|
|
Подпись И.И. Иванов 12.12.2022
|
Подпись П.П. Петров 12.12.2022 |
Утверждаемый документ должен иметь дату и подпись.
При утверждении документа постановлением (распоряжением) гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕН»(«УТВЕРЖДЕНА», «УТВЕРЖДЕНЫ» или «УТВЕРЖДЕНО»), согласованного с наименованием
вида утверждаемого документа, названия вида распорядительного документа в творительном падеже, его даты, номера.
Например:
(Положение) УТВЕРЖДЕНО
распоряжением Администрации
Западнодвинского муниципального округа
Тверской области
от 9 апреля 2023 г. №00
(Регламент) УТВЕРЖДЕН
распоряжением Администрации
Западнодвинского муниципального округа
Тверской области
от 18 октября 2023 г. №00
Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа. При наличии нескольких грифов утверждения их располагают на одном уровне в два вертикальных ряда. Первый ряд – начиная от левой границы текстового поля, второй – не должен заходить за границы правого поля.
В утвержденные документы запрещается вносить какие-либо исправления и добавления;
р)резолюция включает в себя следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись, дата.
На документах, имеющих типовые сроки работы с ними, в резолюции указывается исполнитель в дательном падеже, подпись автора резолюции, дата.
Например:
П.П. Петрову
Для рассмотрения и подготовки
проекта распоряжения
по данному вопросу.
Подпись И.И.Иванов
06.12.2022
Резолюция размещается на лицевой стороне первого листа документа на свободном от текста месте. Резолюция, как правило, пишется от руки руководителем либо готовится специалистом с оформлением печатным способом на отдельном листе формата А6 с использованием бланка резолюции (поручения) с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится (приложение 3).
Формулировки резолюций (поручений) должны четко определять суть задания, срок исполнения и форму представления результатов;
Срок исполнения поручения не должен указываться, если он назван в тексте поступившего документа и руководитель не считает необходимым изменить его в сторону сокращения или является типовым для данного вида документа.
При указании нескольких исполнителей фамилия ответственного исполнителя указывается первой и обозначается словом «отв.» («ответственный»).
с) наименование документа – краткое содержание (заголовок к тексту) документа, точно передающее его смысл. Заголовок формулируется составителем документа.
Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок к тексту согласовывается с наименованием документа.
Например:
Постановление (о чём?) Об утверждении Положения о защите персональных данных муниципальных служащих
Письмо (о чём?) Об оказании материальной помощи
Правила (чего?) внутреннего трудового распорядка.
Заголовок должен иметь длину строки не более 40 печатных знаков. Переносы слов в заголовке не допускаются. Если заголовок большой, то он делится (по смыслу) на несколько строк. Строки заголовка печатаются через
1 межстрочный интервал. Текст отделяется от заголовка 2 – 4 межстрочными интервалами. Точка после заголовка не ставится.
Заголовок не составляется к телеграммам, телефонограммам, извещениям, а также другим документам, текст которых печатается на бланке формата А5. Заголовок также не составляется к письмам, докладным и объяснительным запискам, объем текста которых не превышает одного абзаца (до 4-5 строк).
Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа;
т)текст документа должен содержать достоверную и аргументированную информацию, обеспечивать ее точное и однозначное восприятие, быть кратким. Рекомендуется составлять документ по одному вопросу. Содержание должно быть увязано с ранее изданными по данному вопросу документами.
Тексты документов излагаются от:
1-го лица единственного числа: постановляю… подготовить и представить на рассмотрение; прошу рассмотреть вопрос об установлении льготных тарифов…;
3-го лица единственного числа: … Собрание депутатов постановляет…; комиссия постановила…, администрация не считает возможным ..;
1-го лица множественного числа: просим представить данные о …; представляем на рассмотрение и утверждение …; в протоколах: слушали…; выступили…; решили (постановили).
В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами власти и управления, документов, ранее изданных Администрацией – автором документа, указывается наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки, например:
«В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 01 июня 2023г. №477 «Об утверждении правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»;
«В соответствии с Положением о постоянно действующей экспертной комиссии администрации района, утвержденном распоряжением администрации от 04 октября 2005г. №230…»
При составлении текста документа следует использовать прямой порядок слов, устойчивые словосочетания, соответствующие нормам русского языка и виду документа.
Не допускаются произвольные сокращения, кроме общепринятых, наименований учреждений и организаций, отдельных слов.
При подготовке текста документа следует соблюдать правила написания официальных наименований, числительных и единиц измерения.
В текстах документов употребляются общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.
При указании в тексте фамилии лица инициалы ставятся после фамилии.
В деловых (служебных) письмах используются: вступительное обращение:
Уважаемый господин Председатель!
Уважаемый господин Министр!
Уважаемый господин Иванов!
Уважаемая госпожа Петрова!
Уважаемый Иван Петрович!
Уважаемая Анна Николаевна!
Уважаемые господа!
заключительная этикетная фраза: «С уважением, ...».
Наименование должности в обращении пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.
Содержание документа может быть представлено в форме связного текста, анкеты, таблицы или содержания этих форм.
Графы таблицы должны быть пронумерованы, если она занимает более одной страницы. Правила оформления табличных документов приведены в приложении 4;
у) отметка о наличии приложений используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к постановлениям, распоряжениям, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и другим документам.
В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого поля.
Отметка о наличии приложений, названных в тексте письма, оформляется следующим образом:
Приложение: на 14 л. в 2 экз.
Если приложения в тексте письма не названы, то необходимо перечислить их наименования, количество листов и экземпляров каждого. При наличии нескольких приложений их нумеруют.
Например:
Приложение: 1. Штатное расписание на 4 л. в 2 экз.
Если приложения к письму сброшюрованы, то указывается только количество экземпляров одним из двух способов, в зависимости от того, имеется ссылка на приложение в тексте или нет.
Например:
Приложение: в 2 экз.
Или
Приложение: техническое задание на разработку системы «Электронный архив» в 2 экз.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.
Если документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц:
Приложение: договор возмездного оказания услуг от 05.09.2017 №32- 17/72 и приложения к нему, всего на 7 л.
При большом количестве приложений на них составляется отдельная опись, а в самом документе после текста указывается:
Приложение: согласно описи на л.
Если приложением являются документы, записанные на физически обособленный электронный носитель:
Приложение: DVD-R в 1 экз.
При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов, объем в байтах.
При необходимости приложение подписывается (визируется) руководителем отраслевого (функционального) органа, подготовившего приложение.
На приложениях справочного характера к приказам, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и другим документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу. Если приложений несколько, они нумеруются (Приложение 1, Приложение 2). Если приложение одно, оно не нумеруется.
В отметке о приложении указывается наименование вида основного документа, его дата и номер:
Приложение 2
к распоряжению Администрации
Западнодвинского муниципального округа
Тверской области
от 15.01.2022 № 00
Если приложением к документу (например, к распоряжению) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.), в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, ниже – гриф утверждения документа, например:
Приложение 1
УТВЕРЖДЕНО
Распоряжением
Администрации Западнодвинского
муниципального округа
Тверской области
от 15.01.2022 № 00
ф)подпись должностного лица - обязательный реквизит каждого документа, в него входят:
-наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается);
-личная подпись;
-расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
Например:
Глава Западнодвинского
муниципального округа Подпись И.О. Фамилия
Подпись документа отделяется от текста 2 – 4 межстрочными интервалами. Реквизит наименования должности, как правило, располагается от левой границы текстового поля и оформляется нормальным шрифтом. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква фамилии ограничивается правым полем.
Главой округа подписываются документы в соответствии с полномочиями, определенными федеральным и областным законодательством, нормативными правовыми актами Администрации.
Руководитель аппарата Администрации, заместители Главы Администрации подписывают документы в пределах утвержденного распределения обязанностей.
При подписании документа лицом, исполняющим полномочия Главы округа реквизит «подпись» должен содержать слова:
Исполняющий полномочия
Главы Западнодвинского
муниципального округа Подпись И.И. Иванов
Или
И.п. Главы Западнодвинского
муниципального округа Подпись И.И. Иванов
Руководители отраслевых (функциональных) органов администрации и их заместители подписывают документы только в пределах установленной компетенции и предоставленных прав.
При подписании документов консультационных и координационных органов на первом месте указывают не должность лица, а его статус в составе этого органа (например, председатель комиссии, заместитель Главы Администрации).
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой (по вертикали) в последовательности, соответствующей занимаемой должности. При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне (по горизонтали).
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, временно отсутствует, то документ подписывает заместитель или лицо, исполняющее его обязанности. При этом указывается фактическая должность, инициалы и фамилия лица, подписавшего документ (исправления
«Исполняющий обязанности» и «Заместитель», а также фамилия и инициалы вносятся машинописным способом или от руки). Недопустимо подписывать документ с предлогом «За» или проставлением косой черты перед наименованием должности.
Заместитель руководителя может подписывать документы только по тем вопросам, которые входят в круг его компетенции.
Представление документов на подпись Главе округа осуществляется только через специалиста общего отдела Администрации.
Использование аналогов собственноручной подписи.
Факсимильное воспроизведение (факсимиле) подписи с помощью аналогов собственноручной подписи допускается иметь Главе округа, заместителям Главы Администрации округа (при наличии согласия Главы округа). Не допускается использование факсимиле на документах финансового, нормативного правового характера. В исключительных случаях, по указанию руководителя, возможно применение факсимильной подписи на служебной корреспонденции.
Оттиском клише с факсимиле подписи Главы округа и заместителя Главы Администрации округа разрешается заверять служебные документы, в том числе резолюции к документам, по их прямому указанию.
Перечень документов, при подготовке которых допускается использование факсимильной подписи:
-поздравительные адреса, открытки
-поздравительные, приветственные и благодарственные письма
-приглашения
-извещения
-служебные удостоверения
-удостоверения к наградам
-почетные грамоты
-информационные письма
Отметка об электронной подписи используется для визуализации электронной подписи получателем документа при обмене электронными документами, подписанными усиленной квалифицированной электронной подписью.
В соответствии с законодательством Российской Федерации отметка об электронной подписи формируется и визуализируется программными средствами. Отметка об электронной подписи включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи.
Например:
|
ДОКУМЕНТ ПОДПИСАН ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ Сертификат 1а111ааа000000000011 Владелец Фамилия Имя Отчество Действителен с 01.12.2022 по 01.12.2027 |
Глава Западнодвинского И.О. Фамилия муниципального округа
х)реквизиты «гриф согласования» и «визы согласования» используются для документирования факта согласования документа с должностными лицами, полномочия и компетентность которых затрагиваются в документе, подтверждения достоверности и обоснованности документа, целесообразности создания, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям, ответственности должностных лиц за подготовленный документ. Согласование проекта документа оформляется визой на документе (внутреннее согласование) или грифом согласования (внешнее согласование).
Гриф согласования включает следующие элементы: слово СОГЛАСОВАНО (без кавычек, прописными буквами), наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку (инициалы и фамилию), дату. Наименование должности печатается через 1,5 межстрочных интервала ниже слова СОГЛАСОВАНО. Гриф согласования располагается на лицевой стороне документа ниже реквизита «подпись», если другое не предусмотрено особенностями документа.
Например:
СОГЛАСОВАНО
Заведующий отделом образования
Администрации
Западнодвинского муниципального округа
Тверской области
Подпись И.О.Фамилия
15.12.2022
Если согласование производится письмом, протоколом и т.п., то гриф согласования включает название документа, подтверждающего согласование, его дату и номер, заверяющую печать.
Например:
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания комиссии
по делам несовершеннолетних и защите их прав
от 30.04.2022 № 00
При наличии нескольких грифов согласования их располагают на одном уровне в два вертикальных ряда. Первый ряд – начиная от левой границы текстового поля, второй не должен заходить за границы правого поля.
Визы согласования проставляются на оборотной стороне того листа проекта документа, на котором предусмотрен реквизит подписи должностного лица. Визирование на отдельном листе не допускается.
Визы включают в себя личную подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату.
Согласование документов осуществляется до их подписания (утверждения), если другое не предусмотрено нормативно. Документы без необходимых согласований на подпись Главе округа, заместителям Главы Администрации, руководителю аппарата Администрации не представляются.
Порядок и особенности согласования отдельных видов документов определяются настоящей Инструкцией и регулируются правовыми актами Администрации.
На согласование документы представляют исполнители.
После согласования проекта внесение изменений в его текст запрещается. При внесении изменений новая редакция проекта документа согласовывается вновь.
Исполнитель, подготовивший проект документа, несет ответственность за соблюдение установленного порядка его согласования.
Обязательным требованием при согласовании документа является первоочередное визирование его исполнителем.
Если содержание документа затрагивает интересы многих сторон, то согласование документа может быть оформлено на отдельном листе - листе согласования.
Например:
Проект постановления Администрации Западнодвинского
муниципального округа Тверской области
«О проведении конкурса на лучшее поселение в 2023 году» завизировали:
На внутренних информационно-справочных документах (докладных, служебных, аналитических записках, справках и др.) визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа под подписью, ближе к нижнему полю.
Замечания, особые мнения, дополнения и изменения, предлагаемые согласующими (визирующими) сторонами, оформляются на отдельном листе, о чем при визировании делается отметка.
Например:
Заведующий юридическим отделом
Администрации Западнодвинского
муниципального округа Тверской области
Замечания прилагаются
Подпись И.И. Иванов
18.12.2022
Наличие замечаний и возражений при визировании и согласовании не является основанием для отказа согласующей стороны подтвердить собственной визой в установленном выше порядке, что документ просмотрен.
При наличии замечаний исполнитель обязан принять меры к устранению недостатков в тексте документа либо письменно отразить свое отношение к последним.
Об устранении недостатков докладывается возражавшей стороне. При этом против записи «замечания прилагаются» либо ниже текста самих замечаний делается запись «замечания устранены». Указанная запись заверяется визой возражавшей стороны с проставлением даты;
ц) печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательством или иными нормативными правовыми актами. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личную подпись должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.
В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой «МП» или иным образом.
Порядок проставления оттисков печатей, виды печатей, используемых Администрацией, приведены в разделе XIV настоящей Инструкции;
ч) отметка о заверении копии.
Заверение копии документа производится для придания ей юридической силы. В Администрации выдаются и заверяются копии тех документов, которые создаются в Администрации, а также тех документов, оригиналы которых хранятся в Администрации.
Для формирования личных дел при приеме граждан на работу допускается изготовление копий с документов, выданных другими организациями (копии дипломов, свидетельств об образовании, свидетельств о рождении детей, браке и т.п.).
Копия документа заверяется должностным лицом с указанием должности, инициалов, фамилии и даты заверения копии.
Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется записью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия, и заверяется печатью организации. Например:
Подлинник документа находится в Администрации Западнодвинского муниципального округа Тверской области
Верно, Заведующий общим отделом
Администрации Западнодвинского
муниципального округа подпись И.О. Петрова
Дата
Печать
На копиях многостраничных документов отметка о заверении копии проставляется на каждом листе документа или на последнем листе прошитого или скрепленного иным образом документа. Запись о месте нахождения подлинника проставляется только на последнем листе документа.
Для заверения копии документа, изготовленной на бумажном носителе, может использоваться штамп.
Копии электронных документов, направляемых по информационно- телекоммуникационной сети, заверяются электронной подписью руководителя организации или иного уполномоченного им лица и высылаются получателю с сопроводительным письмом в форме электронного документа.
Копии электронных документов на физически обособленных носителях высылаются получателю с сопроводительным письмом на бумажном носителе.
В сопроводительном письме к копиям электронных документов указывается:
наименование информационной системы, в которой хранятся документы;
наименования документов, копии которых направляются получателю;
названия файлов документов с указанием форматов файлов и объема каждого файла в байтах;
дата изготовления и заверения копии.
При этом на физически обособленном носителе несмываемым маркером указывается: «Приложение к письму от (дата) № ...».
Копия электронного документа, представленная в виде документа на бумажном носителе, заверяется в порядке, установленном Примерной инструкцией для заверения копий документов на бумажном носителе, с указанием, в какой информационной системе хранится электронный документ.
ш) отметка об исполнителе документа.
Отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество (при наличии) исполнителя, номер его телефона. Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя. Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, - на оборотной стороне листа внизу слева. Например:
Иванов Иван Иванович
8(48265) 2-14-51
Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.
Отметка об исполнителе может дополняться указанием должности исполнителя с указанием отраслевого (функционального) органа администрации, адреса электронной почты.
При направлении документа в адрес Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти на гербовых бланках эта отметка делается только на оборотной стороне последнего листа документа;
щ) отметка об исполнении документа и направлении его в дело свидетельствует о том, что работа над документом завершена.
Документ считается исполненным, если изложенный в нем вопрос разрешен полностью и переписка по нему закончена.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело ставится в нижней части первого листа документа и состоит из слов «В дело», даты, подписи лица, направившего документ в дело.
Отметку о направлении в дело исполненных документов Президента Российской Федерации, Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Правительства Российской Федерации ставит Глава округа.
Решение о направлении в дело исполненных документов, не имеющих резолюции Главы округа, принимает руководитель - заместители Главы Администрации, руководитель аппарата Администрации - давший поручение по исполнению документов, при этом отметку с указанием номера дела по номенклатуре проставляет сотрудник, ответственный за делопроизводство;
э) отметка о поступлении входящего документа содержит порядковый регистрационный номер и дату (при необходимости – часы и минуты). Регистрационный штамп проставляется в правой нижней части, а при отсутствии там места – на свободном месте лицевой стороны первой страницы документа и содержит помимо даты и регистрационного номера наименование организации – «Администрация Западнодвинского муниципального округа Тверской области»;
ю) общие требования к машинописному оформлению документов.
Документы (текст и остальные реквизиты документов) печатаются шрифтом Times New Roman.
Реквизит «текст документа» печатается шрифтом Times New Roman № 14, при небольших объемах текста допускается увеличение межстрочного интервала, но не более чем на 0,5 интервала, для формата А5 межстрочный интервал может быть уменьшен до 12 пт.
Для оформления табличных материалов используют шрифт Times New Roman № 12.
Наименование вида документа печатают прописными буквами.
При оформлении всех реквизитов документов между инициалами и фамилией ставится пробел.
Отдельные внутренние документы, авторами которых являются должностные лица, допускается писать от руки (заявления, объяснительная записка и т.п.).
При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы.
Номера страниц проставляют по центру верхнего поля арабскими цифрами без слова «страница» (стр.) и знаков препинания. Нумерация страниц в документе должна быть сквозной.
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 30 мм - левое, 15 мм - правое, 20 мм - верхнее, 20 мм - нижнее.
Текст документа печатается через 1 - 1,5 межстрочных интервала. Текст документа выравнивается по ширине листа.
Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов могут разделяться дополнительным интервалом.
Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала.
Интервал между буквами в словах - обычный. Интервал между словами - один пробел.
Строки реквизитов выравниваются по левой границе зоны расположения реквизита или центруются относительно самой длинной строки.
Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см.
Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см.
Допускается выделять полужирным шрифтом реквизиты "адресат", "заголовок к тексту" или "подпись", а также отдельные фрагменты текста.
При подготовке многостраничных документов оформляется титульный
лист.
Раздел V
Особенности подготовки, оформления и прохождения отдельных видов документов
Подраздел I
Правила подготовки и оформления нормативных правовых актов и распорядительных документов Администрации Западнодвинского
муниципального округа Тверской области
Актами Администрации являются постановления и распоряжения Администрации.
Отраслевые (функциональные) органы администрации в своей деятельности принимают приказы.
Толкование юридических понятий осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 06.10.2003 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации».
Постановления и распоряжения Главы округа принимаются на соответствующих бланках (приложения №7,8) и подписываются непосредственно Главой округа или лицом, исполняющим его обязанности.
Акты Главы округа вступают в силу со дня их регистрации, если иной порядок вступления в силу не предусмотрен самим актом.
Постановления и распоряжения Администрации принимаются на соответствующих бланках (приложения №5,6) и подписываются непосредственно Главой округа или исполняющим полномочия Главы округа, во время отсутствия Главы округа.
Акты Администрации округа вступают в силу со дня их регистрации, если иной порядок вступления в силу не предусмотрен самим актом.
Проект акта имеет следующие реквизиты:
наименование автора акта – например: Администрация Западнодвинского муниципального округа Тверой области;
наименование вида акта – например: постановление;
дата акта отделяется от наименования вида акта, как правило, 2 одинарными межстрочными интервалами. Может оформляться цифровым или словесно- цифровым способом, например: 15.07.2005; 15 июня 2005 года;
номер печатается арабскими цифрами и состоит из знака «№» и порядкового номера документа, например: № 143.
К номерам распоряжений Администрации, принятых, по кадровому составу, через дефис добавляется литер «л/с», например, № 147-л/с.
Дата и номер постановления, распоряжения располагаются на одном уровне и разнесены по левой и правой границам текстового поля документа.
Заголовок печатается в границах, предусмотренных бланками правовых актов и организационно-распорядительных документов (на расстоянии 2 одинарных межстрочных интервала от реквизитов дата и номер), одинарным межстрочным интервалом. Точка в конце заголовка не ставится.
Текст отделяется от заголовка 3 одинарными межстрочными интервалами и печатается с использованием шрифта Times New Roman размером 14 кеглей полуторным интервалом.
Текст документа печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую – в постановлениях, распорядительную – в распоряжениях.
Преамбула в проектах постановлений завершается словами «Постановляет», последнее слово печатается заглавными буквами полужирным шрифтом.
Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.
Постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений, распоряжений, как правило, подразделяется на пункты, которые, нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.
При наличии приложений к постановлению, распоряжению в тексте на них обязательно делается ссылка.
Подпись должностного лица (исполнителя) отделяется от текста 3 одинарными межстрочными интервалами и состоит из должности, личной подписи и ее расшифровки (инициалы и фамилия). Должность печатается от левой границы текстового поля. Инициалы и фамилия печатаются на уровне должности без пробелов между инициалами и фамилией у правой границы текстового поля. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правой границей текстового поля.
Приложения к проектам актов печатаются на отдельных листах. Текст каждого приложения должен заканчиваться центрированной чертой длиной 3-5 см. Приложения к проектам актов (решений, постановлений и распоряжений) оформляются с использованием шрифта Times New Roman размером 12-14 кеглей одинарным или полуторным межстрочным интервалом. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Гриф утверждения, гриф согласования, отметка о наличии приложения.
Многострочные реквизиты «Гриф утверждения», «Приложение» со ссылкой на номер и дату нормативного акта располагаются в правом верхнем углу первого листа документа и печатаются от границы верхнего поля без кавычек прописными буквами.
Слова «УТВЕРЖДЕНО», «ОДОБРЕНО», «СОГЛАСОВАНО», «ПРИЛОЖЕНИЕ» отделяют от последующих строк реквизита полуторным межстрочным интервалом (остальные строки реквизита печатаются через одинарный интервал).
Все составные части реквизитов центрируются относительно самой длинной строки. Длина строки не должна превышать 9 см и ограничивается правым полем документа.
При наличии нескольких грифов утверждения или согласования их располагают на одном уровне.
В приложениях помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др.
Если в тексте дается ссылка «согласно приложению», то на первой странице приложения после слова «Приложение» дается ссылка на решение, постановление или распоряжение.
При наличии нескольких приложений они нумеруются.
Например:
Приложение 1
к постановлению
Администрации Западнодвинского
муниципального округа
Тверской области
от __________№_____
При наличии в тексте акта формулировки «Утвердить» (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово «УТВЕРЖДЕНО» или «УТВЕРЖДЕН» со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер.
Например:
УТВЕРЖДЕНО
Постановлением
Администрации Западнодвинского
муниципального округа
Тверской области
от __________№_____
Слова «УТВЕРЖДЕНО» и «УТВЕРЖДЕН» согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение – УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия – УТВЕРЖДЕНЫ.
Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом. Наименование приложения выделяется полужирным шрифтом (Положение, Перечень, Список и т.д.).
При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом (относительно границ текста) и нумеруются арабскими цифрами. Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.
Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. Текст таблицы может быть напечатан через одинарный межстрочный интервал.
Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (нумерация граф) повторяется на каждой странице.
Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа.
При наличии в тексте сносок ссылка на сноску оформляется звездочкой или цифрой со скобкой: * или 1). Текст сноски печатается через одинарный межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой шрифтом меньшим, чем основной текст. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.
На одной странице не должно проставляться более трех сносок.
В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы и главы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а пункты и подпункты – так же, как и в тексте постановления (распоряжения) Администрации. В указанных документах их составные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) можно также нумеровать арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.2.). Номер пункта может состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.1.). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.1.).
Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра на листе согласования к проекту постановления (распоряжения). Визирование также может осуществляется в системе электронного документооборота.
Акты оформляются в текстовом редакторе Microsoft Word (версия XP и последующие) с использованием шрифта Times New Roman размером 12-14 кеглей одинарным или полуторным межстрочным интервалом. Оформление в иных текстовых редакторах не допускается.
При этом подготовка проектов актов (приложений к ним) может осуществляться в табличных редакторах с обязательной конвертацией перед их распечаткой на бумажный носитель в текстовый редактор Microsoft Word.
Подраздел II
Общие требования к подготовке поручений Главы Западнодвинского муниципального округа
28.Поручением является указание по исполнению документа или осуществлению каких-либо мер в рамках реализуемых задач, адресуемое конкретному должностному лицу или группе должностных лиц.
29.Поручения могут быть оформлены в виде резолюции к документу на бланке резолюции (приложение 3), поручения Главы округа (приложение 13) либо в форме перечня поручений (приложение 11). При подготовке и оформлении поручений должны соблюдаться требования, изложенные в подпункте «р» пункта 23 настоящей Инструкции.
В тексте поручения могут быть указания «Срочно» и «Оперативно», которые предусматривают соответственно 3-дневный или 10-дневный срок исполнения, начиная с даты подписания.
Если для выполнения поручения устанавливается срок более одного месяца, то в тексте поручения может быть определена периодичность доклада о ходе исполнения.
30.Проекты резолюций представляются на подпись должностному лицу, как правило, в день поступления документа.
31.В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.
В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным (ответственным) исполнителем является лицо, указанное в поручении первым, фамилия ответственного подчеркивается или обозначается словом «отв.» («ответственный»). Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.
Основной (ответственный) исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.
32.Подписанное поручение регистрируется специалистом общего отдела Администрации и ставится на контроль.
Подраздел III
Правила подготовки и оформления организационно-правовых документов (положений, правил, инструкций, регламентов и др.)
33.Организационно-правовые документы регламентируют задачи и функции организации, устанавливают структуру, штатную численность порядок функционирования и взаимодействия отраслевых (функциональных) органов администрации, порядок действий сотрудников при исполнении должностных обязанностей.
Организационно-правовые документы утверждаются, как правило, путем издания правовых актов об их утверждении и оформляются как приложения к ним.
Решение о порядке и форме принятия организационно- распорядительных документов находится в ведении Главы округа.
34.Правила подготовки и оформления организационно- распорядительных документов соответствуют общим правилам подготовки правовых актов.
Наименование вида документа (Положение, Правила, Инструкция, Регламент) печатается с заглавной буквы строчными буквами и выравнивается по центру, выделяется жирным шрифтом.
В заголовке организационно-распорядительных документов обозначается объект или круг вопросов, на которые распространяются их требования.
Заголовок к тексту положения (правил, инструкции), как правило, отвечает на вопрос «О чем?», например, «Инструкция о выдаче доверенностей...». Заголовок инструкции может отвечать на вопрос «По чему?», например, «Инструкция по делопроизводству...». Заголовок к тексту регламента отвечает на вопрос «Чего?». Заголовок к должностной инструкции отвечает на вопрос «Кого?», например «Должностная инструкция начальника управления».
Констатирующей частью положения (правил, инструкции, регламента) служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение документа, сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и процедур и другие нормативные требования.
Текст положения (правил, инструкции, регламента) излагается от третьего лица единственного или множественного числа («Проект вносится на рассмотрение...», «Справка должна содержать сведения...»). В тексте используются слова: «должен», «следует», «необходимо», «запрещается»,
«не допускается» и т.п.
Основной текст положения (правил, инструкции, регламента) может делиться на разделы, пункты и подпункты. Разделы должны иметь названия.
При наличии приложений в тексте на них обязательно делается ссылка. При необходимости для полноты изложения вопроса в положениях,
правилах, инструкциях, регламентах могут помещаться отдельные положения законодательных актов Российской Федерации, при этом в тексте в обязательном порядке должны быть оформлены ссылки на эти акты.
35.Существуют определенные требования к содержательной части положения (правил, инструкции, регламента) и структуре текста.
Например, основными требованиями к содержанию должностных инструкций являются максимально конкретизированные должностные обязанности, права и ответственность.
В должностной инструкции определяются квалификационные требования, предъявляемые к муниципальным служащим, обязанности, права, ответственность муниципального служащего (в том числе за согласование документов), организация работы при принятии управленческих и иных решений, порядок служебного взаимодействия, перечень муниципальных (государственных) услуг, оказываемых гражданам и организациям в соответствии с административным регламентом, а также показатели эффективности и результативности его профессиональной служебной деятельности.
Положение имеет установленную унифицированную структуру текста: общие положения, цели и задачи, функции, права и обязанности, руководство, взаимоотношения, ответственность, организация работы.
Подраздел IV
Правила оформления протоколов заседаний, совещаний, комиссий
36.Протокол – документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопроса и принятия решений на заседаниях Администрации, аппаратных совещаний.
37.Протокол печатается без использования бланка шрифтом Times New Roman № 14.
При оформлении протокола следует придерживаться порядка расположения реквизитов, приведенного в приложении 12 .
Дата протокола оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 – 3 межстрочных интервала от реквизита «Наименование вида документа». Датой протокола является дата проведения заседания (совещания).
Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний Администрации, протоколы совещаний, комиссий и др. Протокол составляется специалистом отраслевого органа администрации, ответственного за проведение совещания (заседания комиссии и т.д.)
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Во вводной части указываются инициалы, фамилии председателя (председательствующего), секретаря, присутствовавших на заседании и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание). Если количество присутствующих превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:
Присутствовали: 25 чел. (список прилагается).
Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных органов власти и организаций, указывается место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через один межстрочный интервал.
Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом "О" ("Об"), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня.
В основной части протоколов используется форма изложения текста от третьего лица множественного числа (слушали, выступили, решили), содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа.
Основная часть протокола печатается через 1 межстрочный интервал и включает вопросы, рассматриваемые на заседании (совещании), и принятые по ним решения.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
ПОСТАНОВИЛИ: (или РЕШИЛИ:).
Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов; в последнем случае в тексте протокола делается отметка "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании; при необходимости приводятся итоги голосования: "За - ..., против - ..., воздержалось - ...".
Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой. Его наименование начинается с предлога «О» («Об»). Ниже указываются фамилии должностных лиц, выступивших на заседании (совещании) при рассмотрении соответствующего вопроса. Затем указывается принятое по этому вопросу решение.
Содержание особого мнения записывается в протоколе после соответствующего протокольного решения.
Протокол подписывается председательствующим и секретарем заседания, если иное не установлено локальным нормативным актом.
Подпись отделяется от текста 3 – 4 межстрочными интервалами и включает наименование должности председательствующего, личную подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилия).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.
На протоколе заседания (совещания) проставляется пометка «Для служебного пользования». Необходимость использования пометки «Для служебного пользования» определяется должностным лицом, осуществляющим подготовку заседания (совещания).
Копии протоколов (выписки из протоколов) при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии со списком рассылки. Список составляет и подписывает ответственный за подготовку вопроса исполнитель. Список рассылки согласовывается с председательствующим на заседании (совещании).
38.Подлинники документов заседаний (совещаний) до сдачи на архивное хранение в архивный отдел Администрации хранятся в подготовивших их отраслевых органах администрации.
Хранение протоколов заседаний (совещаний) осуществляется в соответствии с номенклатурой дел.
39.Решения заседаний (совещаний), оформляются нормативными правовыми актами Администрации, поручением Главы округа.
Перечни поручений печатаются на бумаге формата А4 без использования бланка шрифтом Times New Roman № 14.
Образец оформления перечня поручений приведен в приложении 13.
Подраздел V
Правила оформления служебных писем
40.Служебные письма в Администрации готовятся:
а) как ответы о выполнении поручений Главы округа, руководителя аппарата Администрации, заместителей Главы Администрации;
б) как исполнение поручений Главы округа, заместителей Главы Администрации, руководителей отраслевых (функциональных) органов администрации в связи с обращениями граждан;
в) как сопроводительные письма к проектам нормативных правовых актов Администрации, проектов решений Думы Западнодвинского муниципального округа;
г) как ответы на запросы юридических и физических лиц; д) как инициативные письма.
Не допускается установление в письмах правовых норм.
41.Служебные письма подписываются Главой округа, заместителями Главы Администрации или руководителем аппарата Администрации в соответствии с распределением обязанностей.
42.Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией должностных лиц на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.
Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции Главы округа, заместителей Главы Администрации.
Сроки подготовки инициативных писем определяются Главой округа, заместителями Главы Администрации, руководителем аппарата Администрации.
43.Служебные письма, подготовленные за подписью Главы округа, подлежат обязательному согласованию с:
а) заместителями Главы Администрации, руководителем аппарата Администрации по вопросам в соответствии с распределением обязанностей;
б) финансовым отделом по вопросам, входящим в компетенцию финансового отдела;
в) юридическим отделом, если письма подлежат направлению в адрес контрольных (надзорных) органов.
44.Служебные письма печатаются с использованием бланков формата А4 (приложения 13-15).
При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по центру верхнего поля листа арабскими цифрами.
В одном письме не должно быть более четырех адресатов, при этом основной адресат указывается первым, остальным адресатам письмо направляется для сведения.
При необходимости направить письмо большему количеству адресатов, готовится список рассылки, и письма рассылаются по списку.
45.При оформлении писем используются следующие формы изложения текста:
а) от первого лица множественного числа («считаем целесообразным включить в план», «направляем на ваше рассмотрение»),
б) от третьего лица единственного числа («Администрация…. считает возможным», «управление образования не возражает», «комитет…. рассмотрел...»).
Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то текст письма излагается от первого лица единственного числа: «прошу...», «направляю...».
При составлении деловых писем используется вступительное обращение и заключительная этикетная фраза «С уважением,…».
46.Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма, во второй части, начинающейся с абзаца, излагаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.
При ссылке в тексте на какой-нибудь документ указываются его данные в следующей последовательности: название вида документа, дата, номер документа, наименование.
Например:
«В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 14.02.2019 № 71 «Об утверждении ……».
В письмах, являющихся ответами на запросы, указываются номер и дата документа, на который дается ответ.
47.Дата письма – дата принятия решения, зафиксированного в тексте. Датой письма является дата его подписания.
Право подписи служебных писем на бланках Администрации с использованием герба Западнодвинского муниципального округа принадлежит Главе округа, заместителям Главы Администрации.
48.Отправляемые письма должны иметь отметку об исполнителе с указанием фамилии, имени, отчества исполнителя и номера телефона. Отметка об исполнителе оформляется в соответствии с подпунктом «ш» пункта 25 настоящей Инструкции.
49.Документы, оформленные с нарушением требований настоящей Инструкции, и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются, не регистрируются и возвращаются исполнителям.
Подраздел VI
Правила оформления справок, докладных, служебных, пояснительных записок и других информационно-справочных документов
50.Справки, докладные, служебные, пояснительные записки и другие информационно-справочные документы оформляются без применения бланков Администрации (для внутренних документов) на стандартных листах формата А4. Отраслевые (функциональные) органы администрации могут использовать бланк отраслевого (функционального) органа (Приложение 16). При подготовке документов следует соблюдать следующий порядок оформления реквизитов.
51.В качестве адресатов могут выступать Глава округа, заместитель Главы Администрации, руководитель аппарата Администрации, в некоторых случаях – другие должностные лица Администрации. Для отдельных видов информационно-справочных документов (например, пояснительная записка к постановлению) этот реквизит может отсутствовать. Как правило, в этом случае прикладывается сопроводительное письмо адресату.
52.Наименование вида документа (пояснительная записка, справка, информация) печатается строчными буквами, на расстоянии 30 мм от верхнего среза листа и выравнивается по центру, точка в конце заголовка не ставится.
Например:
Справка
о работе архивного отдела Администрации
Западнодвинского муниципального округа
Тверской области
за I полугодие 2022 года
В пояснительной записке к решению Думы Западнодвинского муниципального округа, нормативному правовому акту или распорядительному документу необходимо указывать полное наименование документа.
Например:
Пояснительная записка
к проекту постановления Администрации
Западнодвинского муниципального округа Тверской области
«О внесении изменений и дополнений в постановление Администрации
Западнодвинского муниципального округа Тверской области от 00.00.00
№ 000
«Об утверждении границ населенных пунктов»
53.Текст отделяется от заголовка 3 – 4 межстрочными интервалами и печатается шрифтом Times New Roman № 14 через 1 межстрочный интервал.
Первая строка абзаца печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
54.Подпись отделяется от текста 2 – 4 межстрочными интервалами.
Справка (записка, информация и т.д.) подписывается руководителем подразделения или сотрудником, подготовившим документ, с указанием должности, инициалов и фамилии. Если подписей несколько, то они располагаются в последовательности, соответствующей занимаемой должности (как правило, одна под другой).
Реквизит «Подпись» оформляется в соответствии с подпунктом «ф» пункта 25 настоящей Инструкции.
55.Визы размещаются на лицевой стороне последнего листа каждого приложения к справке, пояснительной записке и другим информационно- справочным документам. Приложения визируются руководителем отраслевого органа администрации и исполнителем, подготовившим справку.
Подраздел VII
Особенности оформления, прохождения и регистрации договоров, соглашений
56.Порядок подготовки проектов договоров и соглашений, представляемых для подписания главе округа либо уполномоченному на подписание лицу (далее – Договоры), их регистрации, внесения изменений и дополнений к ним определяется нормативными правовыми актами Российской Федерации, Администрации, а также настоящей Инструкцией.
57.Проекты Договоров могут быть подготовлены сотрудниками отраслевых (функциональных) органов администрации или других органов во взаимодействии с должностными лицами сторон - участников Договора.
58.Все разногласия, возникающие в процессе подготовки Договоров к подписанию, разрешаются в соответствии с законодательством.
59.Подготовка Договора к подписанию, проверка репутации и финансовой надежности контрагента Договора, получение необходимых согласований производятся отраслевым (функциональным) органом администрации, осуществляющим подготовку Договора к подписанию.
Согласование Договора (проекта Договора) производится со всеми руководителями отраслевых (функциональных) органов администрации и заместителями Главы Администрации, к ведению которых может быть отнесён предмет Договора или положения Договора затрагивают (могут затронуть) компетенцию указанных лиц.
60.Содержательное наполнение Договора должно отвечать предмету Договора и соответствовать требованиям, установленным законодательством.
61.Проект Договора печатается в количестве, соответствующем количеству сторон Договора (если иное не предусмотрено Договором), на стандартных листах бумаги формата А4.
Все страницы Договора, начиная со второй, нумеруются арабскими цифрами, которые проставляются по центру верхнего поля.
На первой странице Договора в центре текстового поля строчными буквами полужирным шрифтом печатается слово «Договор» («Соглашение»,
«Муниципальный контракт»).
В преамбуле Договора указываются наименования участников Договора, а также их представителей, уполномоченных на заключение Договора, с указанием фамилии, имени, отчества, занимаемой должности и документа, подтверждающего их полномочия в подписании Договора (устав, положение, доверенность и т.д.), основание заключения договора, идентификационный код закупки (ИКЗ).
Подписи сторон Договора, как правило, располагаются на одном уровне (по горизонтали) и заверяются печатями.
62.Договоры (соглашения), муниципальные контракты, заключаемые путем закупки у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя) в соответствии с Федеральным законом от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд», подлежат регистрации и хранению в отраслевом (функциональном) органе администрации, в компетенцию которого входят вопросы, регулируемые этими договорами (соглашениями).
Учетная регистрация договоров (соглашений) направлена на установление порядкового номера договора в реестре договоров, который ведется отраслевым (функциональным) органом администрации соответственно, а также определения даты представления договора на хранение.
Учетный регистрационный номер договора размещается в продолжение строки со словом «Договор» («Соглашение», «Муниципальный контракт») или строкой ниже названия договора.
Дата и место подписания договора должны быть указаны в договоре на момент представления договора на учетную регистрацию.
63.Любые изменения и дополнения к Договору оформляются дополнительным соглашением, регистрируются и хранятся в порядке, предусмотренном для Договоров.
64.Отраслевой (функциональный) орган администрации осуществляет соответственно:
а) текущее хранение подлинников договоров с листами согласования и прилагаемыми к нему документами;
б) выдачу копий договоров по письменным запросам;
в) формирование договоров в дела постоянного хранения, в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, передачу в установленном порядке на хранение в архивный отдел Администрации.
Раздел VI
Порядок организации работы с обращениями граждан, объединений граждан, юридических лиц, поступившими в Администрацию
Западнодвинского муниципального округа
Тверской области
65.Работа с обращениями граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц, поступившими в Администрацию, регламентируется порядком, утверждаемым правовым актом Администрации.
Раздел VII
Оформление архивных справок,
архивных выписок и архивных копий
архивная справка - документ архива, составленный на бланке архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена;
архивная копия - дословно воспроизводящая текст архивного документа копия, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке;
архивная выписка - документ архива, составленный на бланке архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения;
информационное письмо - письмо, составленное на бланке архива по запросу пользователя или по инициативе архива, содержащее информацию о хранящихся или отсутствующих в архиве архивных документах по определенной проблеме, теме;
67.Архивная справка (приложение 17) и архивная выписка (приложение 18) составляются с обозначением названия информационного документа «Архивная справка», «Архивная выписка».
68.Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.
Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов, или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках («Так в документе», «Так в тексте оригинала»).
Сведения о работе, учебе в нескольких организациях, учебных заведениях включаются в разные архивные справки.
В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места («Так в тексте оригинала», «В тексте неразборчиво»).
В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.
В конце архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номеров листов единиц хранения архивных документов.
В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью архивного отдела Администрации.
Архивная справка, предназначенная для использования на территории Российской Федерации, подписывается Главой округа, заведующим архивным отделом Администрации и заверяется гербовой печатью Администрации. Архивная справка, предназначенная для направления за рубеж, подписывается Главой округа и заверяется гербовой печатью Администрации.
При необходимости к архивной справке прилагаются копии архивных документов или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в архивной справке.
Архивные справки, направляемые в государства, подписавшие Гаагскую конвенцию 1961 г., в соответствии с которой не требуется консульская легализация официальных документов, заверяются проставлением и заполнением специального штампа – «апостиля». На архивных справках проставляется и заполняется надлежащим образом апостиль руководством уполномоченного в области архивного дела органа субъекта Российской Федерации. Апостиль не проставляется на архивных справках, предназначенных для направления в государства, с которыми Российская Федерация заключила Договоры о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, а также в государства- участники СНГ, подписавшие Соглашение о принципах и формах взаимодействия в области использования архивной информации, или с которыми имеются двусторонние соглашения о сотрудничестве.
При отсутствии в архиве архивных документов, необходимых для исполнения запроса, на бланке архива составляется ответ, подтверждающий неполноту состава архивных документов по теме запроса. При необходимости ответ может быть заверен гербовой печатью.
В случае документально подтвержденных фактов утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения, архив выдает справку по данному вопросу, при необходимости заверенную печатью архива.
69.В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.
В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами «Так в тексте оригинала»,
«Так в документе». После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.
Аутентичность выданных по запросам архивных выписок удостоверяется подписью Главы округа, заведующего архивным отделом Администрации, исполнителя и гербовой печатью Администрации.
70.На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются и на месте скрепления заверяются печатью архива и подписью заведующего архивным отделом Администрации. Архивная копия заверяется гербовой печатью и подписью Главы округа.
71.Архивная справка, архивная выписка, архивная копия и ответы на запросы высылаются по почте простыми письмами.
Архивная справка, архивная выписка и архивная копия, предназначенные для направления в государства-участники СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, высылаются архивом непосредственно в адреса заявителей.
Архивная справка, архивная выписка и архивная копия, предназначенные для направления в государства, не являющиеся участниками СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, оформляются и вместе с запросами (анкетами, личными заявлениями и т.п.) направляются архивом в соответствующий федеральный орган исполнительной власти в установленном порядке.
Архивная справка, архивная выписка и архивная копия в случае личного обращения гражданина или его доверенного лица в архив выдаются ему под расписку при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего документа; доверенному лицу - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке. Получатель архивной справки и архивной выписки расписывается в Журналах регистрации.
Раздел VIII
Организация документооборота и исполнения документов
Подраздел I
Прием, обработка и распределение поступающих документов
72.Движение документов в Администрации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот. Цель организации документооборота - обеспечение своевременного принятия управленческих решений и их исполнения. Задача документооборота - организовать движение документов по наименее короткому пути с минимальными затратами труда и времени.
Организация документооборота основывается на принципах: централизации операций по приему и отправке документов;
распределения документов на документопотоки, имеющие одинаковый маршрут (маршрутизация документов);
организации предварительного рассмотрения входящих документов;
исключения возврата документа, не обусловленных деловой необходимостью;
однократности регистрации документов;
устранения необоснованных согласований проектов документов;
временной регламентации операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов.
В документообороте Администрации выделяются следующие документопотоки:
а) поступающая документация (входящая);
б) отправляемая документация (исходящая);
в) внутренняя документация.
Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними, регламентируются настоящей Инструкцией, положениями об отраслевых (функциональных) органах администрации и должностными инструкциями их сотрудников.
73.Доставка документов в Администрацию осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской, электросвязи, средствами системы электронного документооборота, системы межведомственного электронного документооборота, а также курьерской доставкой или же непосредственно гражданами, законными представителями и другими способами доставки.
74.Прием и первичная обработка, регистрация и распределение всей поступающей в Администрацию корреспонденции осуществляются в централизованном порядке общим отделом Администрации (далее в настоящем разделе – Отдел). Прием документов, поступивших в отраслевые (функциональные) органы администрации возлагается на специалистов, ответственных за прием.
Отдел принимает документы, поступающие в адрес Главы округа, Администрации, должностных лиц Администрации.
Регистрация поступивших документов осуществляется, как правило, в день поступления, создаваемых – в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день.
Обращения граждан регистрируются и формируются в дела отдельно от других документов Администрации.
Все поступившие конверты (бандероли), за исключением конвертов (бандеролей), имеющих пометку «Лично», вскрываются.
Конверты, как правило, уничтожаются, за исключением случаев:
Если только по ним можно установить отправителя или дату отправления;
если входящий документ поступил позже указанного в тексте документа срока исполнения или даты мероприятия;
при большом расхождении между датами подписания и получения документов.
После завершения работы с документом конверт вместе с документом помещается на хранение в дело.
Конверты (бандероли) с корреспонденцией с пометкой «Лично» передаются по назначению.
Ошибочно доставленные документы возвращаются в отделение почтовой связи или возвращаются отправителю.
Почтовые отправления, нестандартные по весу, размеру, форме, имеющие неровности по бокам, заклеенные липкой лентой, имеющие странный запах, цвет, предположительно имеющие вложения, не характерные для почтовых отправлений, не вскрываются. О получении подозрительного почтового отправления докладывается руководителю аппарата Администрации.
Документы без подписи, без приложений, если их наличие указано в документе, а также с техническими повреждениями (мятые, подмоченные, рваные) не регистрируются и возвращаются отправителю. В этом случае составляется акт в двух экземплярах: первый остается в Отделе, а второй направляется отправителю вместе с поступившим документом.
75.Все поступившие документы предварительно рассматриваются в Отделе с целью распределения документов.
Предварительное рассмотрение осуществляется исходя из оценки их содержания на основании установленного в Администрации распределения обязанностей.
Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные лично должностным лицам.
Зарегистрированные документы в системе электронного документооборота направляются:
а) главе округа – на бумажном носителе (подлинник);
б) заместителям Главы Администрации, руководителю аппарата Администрации, руководителям отраслевых (функциональных) органов администрации – в электронном виде.
В случае если документ не входит в компетенцию отраслевого (функционального) органа, его нужно срочно (в течение 3-х дней) направить в Отдел для переадресации документа по принадлежности.
После рассмотрения главой округа документы с резолюциями хранятся в отраслевых (функциональных) органах администрации (за исключением обращений, поставленных на контроль).
76.Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются, а затем передаются на рассмотрение и исполнение.
Подраздел II
Организация обработки и передачи отправляемых документов
77.Документы, отправляемые Администрацией, передаются с помощью почтовой, фельдъегерской и электрической связи или нарочным (курьером), либо выдаются на руки заявителю, законному представителю.
Обработка документов, подписанных Главой округа, заместителями Главы Администрации, для отправки почтовой связью осуществляется работником Отдела, обращениями и приему граждан. Документы для отправки передаются специалисту Отдела полностью оформленными, в том числе с указанием почтового адреса. Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня. Полностью оформленные документы вместе с реестром отправлений передаются в Отдел для отправки корреспонденции сотрудником Отдела в установленном порядке.
78.Обработка документов, подписанных руководителями структурных подразделений Администрации (представителями по доверенности), осуществляется сотрудниками структурных подразделений согласно их должностным инструкциям. Полностью оформленные документы вместе с реестром отправлений передаются в Отдел для отправки корреспонденции сотрудником Отдела в установленном порядке, за исключением документов Комитета по управлению имуществом, финансового отдела самостоятельно осуществляющим отправку корреспонденции.
Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или иного должностного лица.
79.С помощью средств электрической связи осуществляется передача информации в виде телеграмм, факсограмм (факсов), электронных сообщений по электронной почте и СЭД и/ или МЭДО.
Телеграммы принимаются сотрудниками Отдела завизированными, подписанными, датированными, с отметкой о категории и виде отправления.
80.Все отправляемые документы подлежат регистрации в Отделе в день подписания документов Главой округа, заместителями Главы Администрации, руководителем аппарата Администрации.
81.Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения – поступающих документов.
Регистрация внутренних документов осуществляется в отраслевых (функциональных) органах администрации.
Подраздел III
Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи
82.Электронная почта используется для обмена информацией, ее обработки и хранения с помощью средств электронно-вычислительной техники и является одним из основных компонентов автоматизации документооборота. Электронная почта используется как внутри Администрации, так и для обмена информацией между Правительством Тверской области, органами местного самоуправления и организациями, имеющими соответствующие и программные средства.
83.Поступающие по электронной почте на официальный электронный адрес Администрации электронные сообщения принимаются, распечатываются, регистрируются, проходят предварительное рассмотрение, рассматриваются должностными лицами и по результатам рассмотрения вместе с поручениями должностных лиц по их исполнению доставляются исполнителям.
Прием в документированном виде, поступивших по электронной почте, СЭД и /или МЭДО в адрес Администрации, осуществляет Отдел.
84.При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:
а)объем передаваемого текста документа (схема, графическое изображение), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;
б)ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего текст документа к передаче, и руководителя соответствующего отраслевого органа администрации;
в)запрещается передавать текст документов с пометкой «Для служебного пользования»;
г)поступившие факсограммы учитываются, на них проставляется регистрационный штамп, а затем передаются адресатам в день их приема, срочные – немедленно;
д) контроль за использованием факсимильной техники, установленной в отраслевых органах администрации, осуществляется их руководителями.
Подраздел IV
Работа исполнителей с документами
85.Руководители отраслевых (функциональных) органов администрации организуют работу с поступившими документами, при необходимости обеспечивают подготовку письменных ответов, контролируют качество и своевременность исполнения поручений.
При рассмотрении документов руководитель отраслевого (функционального) органа администрации выделяет документы, требующие срочного исполнения. Срочные документы передаются на исполнение незамедлительно.
86.Учет поступления, прохождения и исполнения документов в отраслевых (функциональных) органах администрации осуществляется с использованием персональных компьютеров либо посредством записей в журналах установленной формы.
87.Исполнение документа предусматривает: сбор, анализ и обработку необходимой информации для исполнения, подготовку проекта документа во исполнение данного документа или поручения, надлежащее оформление, согласование, предоставление на подписание (утверждение) главой округа, заместителями Главы Администрации или руководителем отраслевого (функционального) органа.
88.Подписанный Главой округа, заместителями Главы Администрации, руководителем аппарата Администрации или руководителем отраслевого (функционального) органа ответ передается в Отдел вместе с исполняемым документом для регистрации и отправки. Копия документа-ответа помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел.
Раздел IX
Поисковая система по документам.
Регистрация документов
89.Основой построения поисковых систем является регистрация документов – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления и получения.
Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.
Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.
Не подлежат регистрации правительственные открытки, рекламные проспекты, периодическая литература (газеты, журналы), учебные планы, программы и т.п. Перечень входящей корреспонденции, не подлежащей регистрации, приведен в приложении 19.
90.Документы регистрируются один раз: поступающие – в день поступления или на следующий рабочий день, создаваемые – в день подписания или утверждения. При передаче из одного отраслевого (функционального) органа в другой документ повторно не регистрируется.
Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от наименования вида документа, автора и содержания.
91.Регистрация поступающих (входящих), отправляемых (исходящих) документов, нормативных правовых актов (распоряжений, постановлений) осуществляется централизованно общим отделом Администрации.
Протоколы и решения других коллегиальных органов, документы бухгалтерского учета и отчетности, документы внутреннего использования с грифом утверждения регистрируются в соответствующих отраслевых (функциональных) органах администрации (по месту создания) согласно номенклатуре дел.
Документы, передаваемые или принимаемые по факсимильной связи, регистрируются в общем отделе Администрации или в отраслевых (функциональных) органах администрации, осуществляющих их прием и передачу.
92.Регистрационный номер входящего и внутреннего документа состоит из индекса дела по номенклатуре и порядкового номера поступившего документа.
Регистрационный номер исходящего документа состоит из индекса дела по номенклатуре, в которое будет помещена копия отправленного документа, порядкового номера отправления.
Порядковые номера всех видов документов обновляются ежегодно.
В регистрационном номере соблюдается строгая последовательность его составных частей. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга дефисом или косой чертой в зависимости от вида документа.
93.Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания поисковых систем устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:
наименование организации (автора или корреспондента);
исходящие реквизиты;
наименование вида документа (номенклатура);
количество листов;
дата поступления;
заголовок к тексту (краткое содержание документа);
резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
срок исполнения документа;
отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Состав обязательных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:
гриф (пометка) ограничения доступа к документу;
внутренняя переадресация документов по исполнителям;
код по тематическому классификатору;
ключевые слова;
наличие приложений;
должностное лицо, поставившее документ на контроль;
промежуточные сроки исполнения;
перенос сроков исполнения;
срок хранения документа;
статус документа (проект, версия);
вид передачи документа (почтой, по системе МЭДО, факсом и т.д.) и др.
Раздел X
Порядок организации контроля за исполнением документов и поручений
Подраздел I
Принципы и методы организации контроля
94.Контролю подлежит исполнение:
а) поручений, содержащихся в постановлениях и распоряжениях Администрации;
б) поручений Руководства по реализации требований Указов и распоряжений Президента Российской Федерации, федеральных и законов субъекта Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, палат Федерального Собрания Российской Федерации, федеральных органов государственной власти, постановлений и распоряжений Правительства Тверской области;
в) поручений, содержащихся в протоколах заседаний Правительства Тверской области, заседаний и совещаний Администрации;
г) поручений, содержащихся в протоколах совещаний у Главы округа, заместителей Главы Администрации;
д) поручений, содержащихся в оформленных резолюциях Главы округа, заместителей Главы Администрации, руководителя аппарата Администрации по рассмотренным документам (служебная корреспонденция, обращения граждан и организаций, запросы и обращения депутатов всех уровней и др.);
е) поручений и перечней поручений Главы округа.
Если одно поручение по документу или содержащееся в тексте документа поставлено на контроль, то весь документ также признается контрольным.
95.Основными задачами контроля исполнения являются:
а) обеспечение своевременного исполнения поручений и документов;
б) отслеживание хода исполнения и фиксация сведений о фактическом
исполнении поручений и документов;
в) организация и обеспечение контроля исполнительской дисциплины и выработка предложений о повышении уровня исполнительской дисциплины;
г) обеспечение Главы округа, заместителей Главы Администрации, руководителя аппарата Администрации оперативной информацией о ходе и результатах выполнения документов и поручений;
д) систематизация и анализ материалов по вопросам исполнения поручений и организации работы с документами.
96.Сотрудники Администрации обязаны выполнять установленные требования по организации работы с документами, поставленными на контроль. Руководители отраслевых органов администрации обязаны знакомить принятых на работу сотрудников с нормативными документами, регламентирующими данный вопрос, и обеспечивать порядок, исключающий нарушения установленных правил.
97.Организация контроля исполнения возлагается на руководителей отраслевых (функциональных) органов администрации. Данная функция может быть возложена на ответственного за делопроизводство в отраслевом (функциональном) органе администрации.
Заведующий общим отделом Администрации оказывает методическую и практическую помощь отраслевым (функциональным) органам администрации в организации контрольной деятельности.
Ответственные за обеспечение контроля за сроками исполнения поручений в отраслевых органах администрации представляют информацию, подтверждающую исполнение поручений, Главе округа или курирующим заместителям Главы Администрации.
98.Организация контроля включает:
а) распределение задач и организацию взаимодействия между органами и должностными лицами, осуществляющими контрольные функции;
б) определение порядка, форм и методов обмена информацией между контролирующими инстанциями и исполнителями документов;
в) осуществление целенаправленного сбора сведений о ходе исполнения нормативных правовых и распорядительных актов или контролируемых мероприятий;
г) обобщение информации и проведение всестороннего анализа состояния процесса исполнения, разработку предложений по дальнейшему осуществлению контроля;
д) обсуждение на совещаниях хода исполнения нормативных правовых и распорядительных актов;
е) проведение выездов комиссий на место реализации контролируемых мероприятий с целью уточнения состояния дел и разработки предложений главе округа, курирующим заместителям Главы Администрации.
99.Контроль за сроками исполнения документов и поручений включает:
а) постановку документа (поручения) на контроль;
б) формирование массива контрольных документов;
в) доведение документа (поручения) до исполнителя;
г)предварительный контроль (предварительная проверка и регулирование хода исполнения поручений с получением предварительной информации об исполнении поручений от исполнителей);
д)предупредительный контроль (направление исполнителям напоминаний о наступлении сроков исполнения поручений и просроченных поручениях);
е) аналитический контроль (учет и обобщение результатов исполнения документов, информирование Главы округа, курирующих заместителей Главы Администрации, руководителя аппарата Администрации о состоянии исполнительской дисциплины);
ж) снятие с контроля и направление исполненного документа в дело.
100.Поручение по исполнению документа дается Главой округа, курирующими заместителями Главы администрации, руководителем аппарата Администрации в течение суток с момента поступления документа. В резолюции в обязательном порядке указываются ответственный исполнитель, срок и форма исполнения.
При этом форма исполнения в обязательном порядке должна предусматривать перечень четких действий по исполнению, подготовку и направление ответа корреспонденту (если это требуется).
101.Контроль за сроками исполнения поручений Главы округа, курирующих заместителей Главы Администрации, руководителя аппарата Администрации по обращениям граждан осуществляет общий отдел Администрации.
102.Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения всех содержащихся в нем поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов исполнения Главе округа, курирующим заместителям Главы Администрации, руководителем аппарата Администрации или если в представленных по нему материалах об исполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку.
Глава округа, заместители Главы Администрации, руководитель аппарата Администрации, общий отдел Администрации и руководители отраслевых (функциональных) органов администрации прекращают контроль за сроками исполнения поручения на основании:
а)принятия (утверждения) соответствующего акта, разработка которого поручалась исполнителю (на основании документированной информации, представленной исполнителем);
б) резолюции Главы округа, заместителей Главы Администрации, руководителя аппарата Администрации о снятии с контроля поручения, прекращении контроля за исполнением поручения, удалении исполнителя из списка исполнителей поручения;
в) информационных, справочных и других материалов, а также документов, представленных исполнителем, за подписью руководителя отраслевого органа администрации, подтверждающих исполнение поручения в полном объеме.
Промежуточный ответ не может служить основанием для признания документа исполненным.
Поручение считается неисполненным, если информация о его исполнении не поступила Главе округа или заместителям Главы Администрации, руководителю аппарата Администрации.
Поручения, содержащиеся в протоколах заседаний, совещаний снимаются с контроля руководителем аппарата Администрации по представлению соответствующей информации о результатах его исполнения руководителем, на которого возложен контроль за исполнением данных поручений.
После исполнения документ в соответствии с утвержденной номенклатурой дел возвращается в общий отдел Администрации или остается в деле отраслевого (функционального) органа администрации. К документу прилагаются материалы, подтверждающие его исполнение.
104.В случае необходимости дополнительные данные о ходе и результатах исполнения документов могут быть затребованы сотрудниками, ответственными за осуществление контроля, посредством устного запроса или при проведении проверки на месте. Исполнитель по требованию должен представить документы, связанные с исполнением поручения.
105.Для обеспечения своевременного исполнения поручений контролируемые документы, находящиеся у сотрудника, в случае его отсутствия должны быть переданы по указанию руководителя на исполнение другому сотруднику с соответствующей отметкой в учетных формах.
Подраздел II
Сроки исполнения документов и поручений
Сроки исполнения могут указываться в самих документах, фиксироваться в резолюции Главы округа, заместителей Главы Администрации, руководителя аппарата Администрации.
При вынесении резолюции Глава округа, заместители Главы Администрации, руководителя аппарата Администрации устанавливает срок исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.
Поручение подлежит исполнению в установленный в нем срок. Если в качестве срока исполнения установлен период времени, началом его считается дата подписания поручения.
В случаях, когда срок исполнения не указан в тексте документа или резолюции Главы округа, заместителей Главы Администрации, руководителя аппарата Администрации а осуществление контроля за исполнением поручения необходимо, применяются типовые сроки исполнения (приложение 20). При этом поручение подлежит исполнению не более чем в месячный срок с даты его подписания (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце такого числа нет, то до последнего дня месяца). Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.
Если для выполнения поручения устанавливается срок более одного месяца, то в тексте поручения может быть определен иной порядок доклада о ходе его исполнения (периодичность доклада о ходе исполнения и т.п.).
Поручения, содержащие в тексте указания «Срочно», «Оперативно», исполняются соответственно в 3-дневный и 10-дневный срок.
107.Срок исполнения поручения по документам может быть изменен только должностным лицом, давшим поручение.
Подраздел III
Общий порядок организации исполнения поручений и взаимодействия исполнителей
108.Поручение может быть выдано конкретному руководителю или должностному лицу, группе должностных лиц, нескольким исполнительным органам или подразделениям (далее – исполнители).
109.Правовые акты Администрации с содержащимися в них поручениями, а также поручения Руководства по рассмотренным документам оформляются и рассылаются исполнителям, как правило, в течение суток, а срочные и оперативные - незамедлительно.
110.Руководители отраслевых (функциональных) органов администрации исполняют поручения или организуют и контролируют их исполнение.
Если поручение дано нескольким исполнителям, то исполнитель, указанный в поручении первым или обозначенный – «отв.», является ответственным исполнителем поручения, организует работу по его исполнению и несет персональную ответственность за его исполнение.
Все должностные лица, указанные в резолюции, несут ответственность за своевременное исполнение поручения и должны в письменном виде представить предложения по выполнению поручения в установленный ответственным исполнителем срок.
111.Ответственный исполнитель определяет порядок исполнения поручения.
Для организации исполнения поручения ответственный исполнитель может устанавливать сроки представления соисполнителями информации и предложений, необходимых для исполнения поручения.
Соисполнители обязаны представить ответственному исполнителю предложения или информационные материалы об исполнении, подписанные Главой округа, либо заместителями Главы Администрации, руководителем аппарата Администрации либо руководителем отраслевого (функционального) органа администрации, в установленный ответственным исполнителем срок, а в случае, если такой срок не установлен, - в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения. Соисполнители несут ответственность за обеспечение своевременного представления информации.
Соисполнители обязаны информировать должностное лицо, на которое возложен контроль за исполнением документа, о предоставлении информации об исполнении поручения ответственному исполнителю.
112.В случае если по объективным причинам исполнение поручения в установленный срок невозможно, ответственный исполнитель не позднее чем за 3 дня до истечения срока, отведенного на исполнение поручения, представляет Главе округа предложения о продлении срока с указанием причин продления и планируемой даты исполнения поручения (за исключением срочных и оперативных поручений).
Соисполнители могут представить ответственному исполнителю предложения о продлении срока исполнения поручения с указанием причин продления и планируемой даты исполнения не позднее чем за 3 дня до истечения срока представления предложений ответственному исполнителю.
Если срок исполнения поручения превышает 2 месяца, предложения о его продлении представляются в первой половине срока, отведенного на исполнение поручения.
Срок исполнения срочных и оперативных поручений не продлевается.
В случае если нормативный правовой акт или распорядительный документ по какой-либо причине не может быть выполнен в целом в установленные сроки, то должностное лицо, на которое возложен контроль за выполнением документа, направляет на имя Главы округа докладную записку (справку) с указанием причин невыполнения документа с предложением о новых сроках его исполнения или иные предложения по организации исполнения документа.
113.В случае если поручение не исполнено в установленный срок, исполнитель поручения в течение одного дня с даты окончания срока представляет должностному лицу, на которого возложен контроль за исполнением данного поручения, либо должностному лицу, давшему поручение, информацию о состоянии исполнения поручения, причинах его неисполнения с указанием сотрудников, на которых было возложено исполнение поручения, и о предполагаемых к принятию или принятых мерах в отношении сотрудников, виновных в неисполнении поручения.
114.Должностное лицо, ответственное за контроль исполнения поручения либо являющееся автором поручения, вправе направить Главе округа предложение о привлечении к дисциплинарной ответственности ответственного исполнителя.
115.В случае если исполнение поручения не входит в компетенцию исполнителя, исполнитель должен представить должностному лицу, давшему поручение, предложения с соответствующей аргументацией об исключении данного исполнителя из списка исполнителей или о назначении другого исполнителя данного поручения.
116.Руководители отраслевых органов администрации, на которые возлагается исполнение поручений, несут персональную ответственность за исполнение поручений, качество и своевременность представления Главе округа, заместителям Главы Администрации, руководителю аппарата Администрации информации и материалов по исполнению поручений.
Раздел XI
Организация документов в делопроизводстве
Подраздел I
Составление номенклатуры дел
117.Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу на архивное хранение в архивный отдел Администрации в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства, а также настоящей Инструкцией.
Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел, формирование и оформление дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архивный отдел Администрации.
Номенклатура дел закрепляет классификацию (группировку) исполненных документов в дела (электронные дела), систематизацию и индексацию дел, сроки их хранения и является основным учетным документом.
Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, а также для учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения.
Номенклатура дел организации составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации, включая документы, поступающие из других организаций.
118.При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться структурой и штатным расписанием Администрации, Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроком хранения; Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения; Перечнем документов, образующихся в деятельности органов управления, воинских частей войск ГО, подразделений ГПС, учреждений организаций системы МЧС России, с указанием сроков хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы, настоящей Инструкцией. Изучаются документы, образующиеся в деятельности Администрации, их виды, состав и содержание, на основании чего в номенклатуру дел вносятся изменения и дополнения.
119.Архивным отделом Администрации в конце текущего года составляется номенклатура дел Администрации на следующий год на основе номенклатур дел отраслевых (функциональных) органов администрации (приложение 23).
Номенклатура дел составляется и подписывается заведующим общим отделом Администрации, согласовывается с постоянно действующей экспертной комиссией (далее – ЭК) Администрации, с экспертно-проверочной комиссией (далее – ЭПК) при Главном управлении по архивному делу Тверской области и утверждается Главой округа. Номенклатура дел согласовывается с ЭПК не реже одного раза в 5 лет. В случае изменения функций и структуры Администрации номенклатура дел подлежит согласованию с ЭПК при Главном управлении по архивному делу Тверской области до истечения 5-ти летнего срока.
После утверждения номенклатуры дел отраслевые (функциональные) органы администрации получают выписки из соответствующих разделов для использования в работе.
Номенклатура дел печатается в 3-х экземплярах. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел
«Архивный отдел». Второй используется этим отделом в качестве рабочего. Третий после утверждения ЭПК при Главном управлении по архивному делу Тверской области передается в наблюдательное дело «Администрации Западнодвинского муниципального округа Тверской области» в архивном отделе Администрации.
120.Номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Утверждается номенклатура дел не позднее, чем за 1 месяц до начала следующего делопроизводственного года.
121.Названиями разделов номенклатуры дел Администрации являются названия отраслевых (функциональных) органов администрации.
В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Администрации.
В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
123.В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из порядкового номера структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 - код структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела в разделе номенклатуры дел.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.
124.В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела четко, в обобщенной форме отражает основное содержание и состав документов дела.
Если дело, включаемое в номенклатуру дел, состоит из одинаковых видов или разновидностей документов, в заголовке такого дела указывается наименование видов документов.
Например:
Постановления Администрации Западнодвинского муниципального округа Тверской области.
Не рекомендуется употреблять в заголовке дела неконкретные формулировки («разные материалы», «общая переписка» и др.), а также вводные слова и сложные обороты.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и др.) или разновидности документов (протоколы, приказы и др.); название структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (обзоры, сводки, справки и т.д.).
Например:
Документы о рассмотрении обращений граждан (обзоры, сводки, аналитические справки).
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.
Например:
Переписка с организациями об открытии отопительного сезона.
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.
Например:
Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам делопроизводства.
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.
Например:
Переписка с Правительством Тверской области о предоставлении субсидий.
При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.
Например:
Переписка с организациями о ремонте дорог.
Если содержание дела касается одной административно- территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.
Например:
Переписка с ОАО «ИнфоТеКС Интернет Траст» (г. Воронеж) об установлении, обслуживании программ защищенного электронного документооборота.
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год) на(за) который составлены планы(отчеты).
Например:
Годовые отчеты Отдела по обеспечению деятельности Администрации о работе автотранспорта.
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления
дел.
Т. 1. 11.01.2017 -
30.06.2017
126.В графе 4 «Срок хранения и № статей по перечню» указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с Главным управлением по архивному делу Тверской области срок хранения.
128.Уточнения в заголовки дел и новые заголовки дел, не предусмотренные утвержденной номенклатурой дел, вносятся в соответствующие разделы номенклатуры дел структурных подразделений. Новые заголовки дел включаются в предусмотренные для этого резервные номера.
По завершении года данные об изменениях и дополнениях, внесенных в разделы номенклатуры дел структурных подразделений, вместе с итоговыми записями о категориях и количестве дел, заведенных в структурном подразделении в течение года, передаются в архивный отдел Администрации.
129.Архивным отделом Администрации на основе полученных из структурных подразделений данных об изменениях и дополнениях, внесенных в разделы номенклатуры дел, готовится дополнение к номенклатуре дел, в котором последовательно в соответствии с разделами номенклатуры дел указываются заголовки дел, не предусмотренные утвержденным экземпляром номенклатуры дел.
Дополнение к утвержденной номенклатуре дел подписывается заведующим общим отделом Администрации и вместе с итоговой записью о категориях и количестве дел, заведенных в Администрации в течение года, приобщается к утвержденному экземпляру номенклатуры дел.
Подраздел II Формирование дел
130.Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
Дела формируются, как правило, в структурных подразделениях.
Исполненные документы должны в 3-дневный срок сдаваться ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.
131.Контроль за правильным формированием дел осуществляется руководством.
132.При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:
а) помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
б) помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
в) помещать приложения вместе с основными документами;
г) группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
д) раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения;
е) включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
ё) помещать в дела ксерокопии факсограмм, телеграмм, телефонограмм на общих основаниях;
ж) помещать в дело документ, правильно и полностью оформленный (документы должен иметь дату, подпись и др. реквизиты);
д) в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики (за исключением особо ценных);
е) по объему дело не должно превышать 250 листов, при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «Т. 1», «Т. 2» и т.д.
133.Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида, формируются подлинники Постановлений и Распоряжений.
Распоряжения по основной деятельности группируются отдельно от распоряжений по личному составу и распоряжений о предоставлении отпусков.
Все документы отчетного и информационного характера, например, по исполнению актов Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, находящиеся на контроле, подшиваются в заведенные на эти документы дела. Если на документ дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.
Документы коллегиальных органов группируются в одно дело: протоколы заседаний коллегии и документы к ним.
Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
Протоколы и документы к ним, сгруппированные в дела, располагаются в хронологическом порядке по номерам.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
В соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 30.05.2005 № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведения его личного дела» личные дела муниципальных служащих, уволенных с муниципальной службы, хранятся общим отделом Администрации в течение 50 лет со дня увольнения с муниципальной службы.
Лицевые счета группируются в самостоятельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий.
Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки-регистраторы.
Подраздел III
Правила оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение
134.Дела Администрации подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел осуществляется сотрудниками соответствующих отраслевых (функциональных) органов администрации, в ведении которых находится заведение и формирование дел, под контролем и при методической помощи (по необходимости) сотрудниками архивного отдела Администрации.
135.В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного хранения и временного (свыше 10 лет) срока хранения, в том числе дела по личному составу. Полное оформление дела предусматривает:
а) оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение 22);
б) нумерацию листов в деле;
в) составление листа заверителя дела (приложение 23);
г) составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение 24);
д) подшивку и переплет дела;
е) внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
136.Обложка (титульный лист) дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. Надписи на обложках дел (томов) следует выполнять чернилами, разборчиво, без сокращений.
137.На обложке дела указываются реквизиты: наименование Администрации (фондообразователя) и структурного подразделения, делопроизводственный номер (индекс) дела, заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела.
138.Реквизиты, проставляемые на обложке (титульном листе) дела, оформляются следующим образом:
а)наименование Администрации указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования. В случаях, когда в течение года, за который готовятся дела, Администрация была переименована (преобразована) и это не вызвало возникновения нового фондообразователя, под старым его наименованием пишется и новое наименование;
б) наименование отраслевого (функционального) органа: записывается его название в соответствии с утвержденной структурой. Наименование отраслевого органа не записывается на делах, в которые подшиты постановления, распоряжения Администрации;
в) делопроизводственный номер (индекс) дела: проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел; если дело состоит из нескольких томов, то на обложке первого тома указывается количество томов этого дела, а на последующих томах - номер очередного тома, на последнем томе после его номера добавляется слово «последний»;
г) заголовок (наименование) дела переносится из номенклатуры дел, согласованной с экспертно-проверочной комиссией при Главном управлении по архивному делу Тверской области (в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения: номера приказов, протоколов и др.). Заголовок дела должен быть кратким и в то же время полно раскрывать содержание подшитых в дело документов. В заголовке указываются виды имеющихся в деле документов, их автор и по какому они вопросу. Если наименование дела не раскрывает содержание подшитых в нем документов («Разная переписка», «Переписка по общим вопросам» и т.п.), составляется новое наименование, отражающее содержание подшитых в деле документов, и обложка дела переоформляется. Если делу нельзя дать одно общее краткое наименование, то заголовок составляется путем обобщения сходных документов или перечисления наиболее важных;
д) дата дела: указываются год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число (двумя цифрами) и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела, с новой строчки делается об этом запись: «В деле имеются документы за ... год(ы)». Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих, например, годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.
Для дел, сформированных из документов по номинальному признаку, то есть по видам документов (приказы, распоряжения, акты и т.п.), датой начала дела является дата подписания или утверждения самого раннего документа, а датой окончания - дата подписания (утверждения) самого позднего документа.
Датой дела, содержащего протоколы заседаний, является дата утверждения (если они утверждаются) или составления первого и последнего протокола.
Крайними датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено. В случае смерти лица,
на которое заведено дело, конечной датой является дата документа, извещающего о его кончине, или запись об этом сотрудника кадровой службы.
Для дел, содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первого входящего или дата первого исходящего документа, а датой окончания - дата самого позднего входящего или исходящего документа независимо от места нахождения их в деле.
е) Количество пронумерованных в деле листов проставляется на основании листа-заверителя дела.
ж) Реквизит «Срок хранения дела» переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности Администрации, с указанием сроков хранения (при введении в действие новых перечней документов со сроками хранения старые записи зачеркиваются, а сверху или рядом пишутся новые данные). На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».
Наименования фондообразователя и отраслевого (функционального) органа, год и номер дела могут проставляться на обложке штампом.
Правильность оформления обложки дела удостоверяется подписью лица, ответственного за ведение делопроизводства.
140.В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме чистых, листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами, валовой нумерацией. Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются. Листы нумеруются графитовым карандашом или нумератором (употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов не допускается) сверху вниз в возрастающем порядке номеров, начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно, начиная с первого. Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельные тома и также нумеруются отдельно.
Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Сложенный лист большого формата (формата A3, A2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.
Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и др.) нумеруется как один лист; в нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка.
Например:
На листе 6 наклеено 5 фотографий согласно описи на обороте листа.
Карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист. На таких листах на обороте или свободном от текста месте указывается количество листов в склейке. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка.
Например:
Лист 7 - карта-склейка из 10 листов.
Если к документу (листу) подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки, справки и др.), то каждый документ нумеруется отдельно, очередным порядковым номером.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: вначале конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Наиболее ценные в историческом и художественном отношении документы (чертежи, рукописи, графика и т.д.) не подшиваются, а вкладываются в конверты.
Если в нумерации листов допущено более 10 ошибок, все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой, и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле; вносятся также исправления во внутреннюю опись, или опись составляется заново.
При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их к сдаче в архив, допускается по согласованию с ним употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.
141.После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела (приложение 23). В ней цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, отмечаются особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и др.) и физического состояния документов (помарки, неразборчивый текст, порванные листы и др.).
Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.
142.Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела, дела с документами ограниченного доступа и др.), составляется внутренняя опись документов дела (приложение 24).
Внутренняя опись документов дела составляется также на объемные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов, с целью учета и более быстрого нахождения документов в деле. Во внутреннюю опись помимо документов, подшитых в дело, должны быть внесены и все приложения, относящиеся к нему.
Листы внутренней описи подшиваются в начале дела. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.
Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи документов дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов, приложений к делу и количество листов внутренней описи.
143.При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замене их копиями и др.) эти изменения отражаются во внутренней описи в графе «Примечание» со ссылками на соответствующие акты и при необходимости составляется новая итоговая запись.
Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи и при необходимости скрепляется печатью.
144.Документы в делах постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подшиваются на четыре прокола прочными нитками в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Текст не должен подходить к линии подшивки (переплета) ближе 2 см, а листы не должны выступать за края обложки. В случаях, когда текст на документе расположен близко к краю листа, к такому листу подклеивается полоска бумаги, за которую документ подшивается (переплетается) в дело.
145.Указания по исполнению документа руководства, визы, составленные на отдельных листах, размещаются перед документом, к которому они относятся, и в таком порядке подшиваются в дело.
146.При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления, металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
147.В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.
148.Дела постоянного хранения, состоящие из документов особой научно-исторической, художественной и иной ценности или неформатных документов (карты, схемы, планы, чертежи, фотоснимки и другие документы большого формата), в целях их сохранности и удобства пользования не подшиваются в дела, а хранятся сложенными в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками или в картонных футлярах (коробках) в качестве приложений к делам. На каждую папку (коробку) составляется внутренняя опись находящихся в ней документов.
149.Если в дело в ходе его формирования были подшиты документы с различными сроками хранения, то дело расшивается и формируются новые дела, исходя из сроков хранения документов. При этом документы с истекшими сроками хранения уничтожаются по актам в установленном порядке.
150.Обложки дел с документами, исполненными на стандартных листах, должны иметь размеры 229 x 324 мм. Обложки дел с документами, изготовленными на нестандартных листах, могут иметь размеры, соответствующие размерам подшитых в них листов.
151.Обложки дел с документами, имеющими длительные (25 и более лет) сроки хранения, должны быть изготовлены из твердого картона.
152.При оформлении дел применять канцелярский (силикатный) клей, мучной и крахмальный клейстеры не допускается.
153.Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается дела хранить в папках- скоросшивателях, мягких обложках, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. Реквизиты обложки дела заполняются по упрощенной схеме (без проставления архивного шифра, количества листов в деле).
Подраздел IV
Организация оперативного хранения документов
154.С момента заведения и до передачи в архивный отдел дела хранятся по месту их формирования или в архивах структурных подразделений.
Руководители отраслевых (функциональных) органов администрации и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.
В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.
Завершенные дела постоянного срока хранения хранятся по месту их формирования в течение пяти лет, а затем сдаются в архивный отдел Администрации. Завершенные дела по личному составу в течении установленного срока хранятся в общем отделе Администрации.
155.Выдача дел сотрудникам отраслевых (функциональных) органов администрации для работы осуществляется под подпись. В журнале регистрации выдачи дел во временное пользование указывается дата выдачи дела, заголовок дела, кому выдано дело, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
Дела выдаются во временное пользование сотрудникам отраслевых (функциональных) органов администрации на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.
Выемка документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения Главы округа. В деле остаются заверенная полная копия документа и акт о причинах выдачи подлинника или протокол выемки.
Подраздел V
Экспертиза ценности документов
156.Экспертиза ценности документов - отбор документов на хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.
Экспертиза ценности документов проводится на основе принципов историзма, комплексности и всесторонности оценки документа и в соответствии с критериями происхождения, содержания, внешних особенностей документов.
157.Экспертиза ценности документов проводится в соответствии с нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства и его учреждений. Состав документов, включаемых в Архивный фонд Российской Федерации (АФ РФ) и подлежащих передаче на архивное хранение, а также сроки хранения документов определяются типовыми и ведомственными перечнями документов, подлежащих передаче на архивное хранение, с указанием их сроков хранения.
158.Экспертиза ценности документов проводится в отраслевых (функциональных) органах администрации при составлении номенклатуры дел; при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архивный отдел Администрации.
159.Для организации и проведения экспертизы ценности документов и отбора их для передачи на архивное хранение в Администрации создается экспертная комиссия, основные функции, права и организация работы которой определяются Положением об экспертной комиссии, утверждаемым распоряжением Администрации.
Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в отраслевых (функциональных) органах администрации непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЭК под непосредственным методическим руководством работника архивного отдела Администрации.
160.При проведении экспертизы ценности документов в отраслевых (функциональных) органах администрации осуществляется отбор документов постоянного хранения для передачи в архив; отбор документов с временными сроками хранения, подлежащих дальнейшему хранению в отраслевых (функциональных) органов администрации; выделение к уничтожению дел, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота действующей номенклатуры дел Администрации, правильность определения сроков хранения дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, соблюдение установленного порядка оформления документов и формирования дел.
161.Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Администрации путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК Администрации.
По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного срока хранения и по личному составу, а также акт о выделении дел к уничтожению.
Экспертиза ценности документов с временным сроком хранения и отметкой «ЭПК» означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения «постоянно». Экспертиза ценности таких документов осуществляется в структурных подразделениях непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства.
Подраздел VI
Составление описей дел
162.В каждом отраслевом (функциональном) органе администрации описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под методическим руководством сотрудника архивного отдела Администрации. По этим описям документы сдаются в архив.
Опись дел - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией. Основой составления описей дел является номенклатура дел.
163.Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
164.Описи дел, подготовленные отраслевыми (функциональными) органами, служат основой для подготовки сводной описи дел Администрации, которую готовит архивный отдел Администрации и по которой он принимает дела на хранение в архив.
Описи дел отраслевых (функциональных) органов администрации составляются по установленной форме (приложение 25-26) и представляются в архивный отдел Администрации для составления сводных описей Администрации.
165.В описях дел указывается полное действительное (без сокращений) наименование отраслевого (функционального) органа, которое вело дела и закончило их делопроизводством. В случаях, когда структурное подразделение в течение периода, за который вносятся дела в опись, было переименовано (преобразовано), под прежним наименованием пишется его новое наименование.
166.Описательная статья описи дел отраслевого (функционального) органа имеет следующие элементы:
порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части);
заголовок дела (тома, части); крайние даты дела (тома, части);
количество листов в деле (томе, части);
срок хранения дела (для описей дел по личному составу); примечания.
167.Перед внесением заголовков дел в описи проверяется качество формирования и оформления дел. В случае обнаружения нарушений установленных правил формирования и оформления дел они устраняются.
168.При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;
каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером);
порядок нумерации дел в описи - валовый;
порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом;
графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
при внесении в опись подряд дел (томов, частей) с одинаковыми заголовками заголовки всех дел (томов, частей) пишутся полностью; при внесении в опись последнего заголовка добавляется слово «Последний»);
В описи между наименованиями (заголовками) дел оставляется интервал не менее 1 см.
169.Графа описи «Примечания» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим отраслевым (функциональным) органам со ссылкой на соответствующий акт, о наличии копий и т.п.
170.В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера).
171.Опись дел отраслевого (функционального) органа администрации подписывается составителем с указанием его должности, утверждается заместителем Главы Администрации, курирующим деятельность данного органа.
172.Опись дел отраслевого (функционального) органа составляется в четырех экземплярах, три из которых передается в архивный отдел Администрации, а один остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении.
173.Отбор документов за соответствующий период, подлежащих уничтожению, и составление акта о выделении их к уничтожению (приложение 27) производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭПК Главного управления по архивному делу одновременно. Согласованные ЭПК Главного управления по архивному делу акты утверждаются руководителем Администрации только после утверждения ЭПК при Главному управлении по архивному делу Тверской области описей дел постоянного хранения. После этого дела, включенные в данные акты, в установленном порядке уничтожаются. Дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. Например, законченные в 2022 году дела с 3- летним сроком хранения, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2026 года.
174.Акт о выделении документов к уничтожению составляется отраслевыми (функциональными) органами самостоятельно.
Подраздел VII
Порядок передачи документов на архивное хранение
175.Документы Администрации являются составной частью архивного фонда Тверской области, и после проведения экспертизы их ценности подлежат обязательной передаче на архивное хранение. Хранение документов, являющихся составной частью архивного фонда Тверской области, документов постоянного хранения осуществляет архивный отдел Администрации.
176.В архивный отдел Администрации передаются дела с исполненными документами постоянного хранения. Их передача производится только по описям дел.
177.Дела с исполненными документами постоянного хранения передаются в архивный отдел Администрации после истечения 5-летнего срока их хранения и использования в отраслевом (функциональном) органе администрации.
Дела временного хранения передаче в архивный отдел Администрации, как правило, не подлежат. Они хранятся в отраслевых (функциональных) органах администрации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. Акт о выделении документов к уничтожению составляется в отраслевом (функциональном) органе администрации непосредственно лицом, ответственным за ведение делопроизводства, и утверждается руководителем отраслевого (функционального) органа. Общий отдел Администрации составляет сводный акт на уничтожение документов, не подлежащих хранению.
178.Передача дел осуществляется по графику, составляемому архивным отделом Администрации и утвержденному Главой округа.
179.В период подготовки дел отраслевым (функциональным) органом к передаче в архивный отдел Администрации предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Администрации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел сотрудники отраслевого (функционального) органа обязаны устранить.
180.Прием каждого дела производится работником архивного отдела Администрации в присутствии сотрудника отраслевого (функционального) органа. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. Составляются акты приема-передачи документов на хранение.
181.В случае ликвидации или реорганизации отраслевого (функционального) органа лицо, ответственное за ведение делопроизводства в данном отраслевом (функциональном) органе администрации, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их правопреемнику, а в случае его отсутствия в архивный отел Администрации. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел. Этот порядок может быть изменен по распоряжению Администрации.
Раздел XII
Особенности работы с документами, содержащими служебные сведения ограниченного доступа
182.Порядок обращения с документами, содержащими служебные сведения ограниченного доступа, определяется постановлением Правительства Тверской области о порядке обращения со служебными сведениями ограниченного доступа в исполнительных органах государственной власти Тверской области.
183.Состав сведений ограниченного доступа определяется распоряжением Губернатора Тверской области о составе служебных сведений ограниченного доступа в Правительстве Тверской области, правовым актом Администрации Западнодвинского муниципального округа Тверской области.
184.Работа с документами, содержащими служебные сведения ограниченного распространения, осуществляется в Администрации с учетом особенностей, изложенных в настоящем разделе.
185.На документах (в случае необходимости – и на проектах), содержащих служебные сведения ограниченного распространения, проставляются пометка «Для служебного пользования» и номер экземпляра.
Необходимость проставления пометки «Для служебного пользования» определяется исполнителем документа, руководителем отраслевого (функционального) органа или должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к такому документу.
186.Прием и регистрация входящих документов, а также регистрация исходящих документов, содержащих сведения ограниченного распространения, осуществляются главным специалистом по мобилизационной подготовке и сопровождаются соответствующими записями в специальном журнале. При этом к входящему (исходящему) номеру документа добавляется пометка
«ДСП».
Передача таких документов сотрудникам отраслевых (функциональных) органов администрации осуществляется под расписку в соответствующих журналах учета.
187.Печать (подготовка) документов с пометкой «Для служебного пользования» («ДСП») осуществляется в отраслевом (функциональном) органе администрации или главным специалистом по мобилизационной подготовке, осуществляющем машинописные работы. На обороте последнего листа каждого экземпляра документа указывается количество отпечатанных экземпляров, фамилия исполнителя, дата печатания документа. Отпечатанные и подписанные документы вместе с черновиками и вариантами передаются для регистрации работнику, осуществляющему их учет. Черновики и варианты документа уничтожаются этим работником с отражением факта уничтожения в соответствующем журнале.
188.Пересылка документов с пометкой «Для служебного пользования» («ДСП») третьим лицам осуществляется фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями. При наличии возможности доставка указанных документов может осуществляться работником, имеющим непосредственный доступ к ним, путем вручения лично адресату под расписку.
189.При необходимости направления документов с пометкой «Для служебного пользования» («ДСП») в несколько адресов составляется указатель рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем отраслевого (функционального) органа администрации или иным уполномоченным лицом, готовившими документ.
190.Хранение документов с пометкой «Для служебного пользования» («ДСП») осуществляется в надежно запираемых и опечатываемых металлических шкафах (ящиках).
191.Исполненные документы с пометкой «Для служебного пользования» («ДСП») группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, проставляется пометка «Для служебного пользования».
193.Дополнительная рассылка документов Главы округа и Администрации с пометкой «Для служебного пользования» отраслевым (функциональным) органам администрации или сторонним организациям осуществляется по указанию Главы округа или заместителя Главы Администрации, руководителя аппарата Администрации заявкам руководителей отраслевых (функциональных) органов администрации, их готовивших.
194.За разглашение служебных сведений ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такие сведения, сотрудники отраслевых (функциональных) органов администрации могут быть привлечены к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством Российской Федерации ответственности.
Раздел XIII
Изготовление и использование печатей и штампов
195.Изготовление печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности Администрации производится по разрешению Главы округа, руководителей отраслевых (функциональных) органов администрации, являющихся юридическими лицами.
Необходимость изготовления штампов с факсимильным воспроизведением подписей определяется самими должностными лицами.
196.Заявки на изготовление печатей и штампов вместе с их эскизами передаются на согласование Главе округа. Реализация заказа на изготовление печатей и штампов осуществляется общим отделом Администрации (для отраслевых органов администрации, не являющихся юридическими лицами).
197.Все изготовленные печати и штампы учитываются в общем отделе Администрации в специальном журнале и выдаются под расписку сотрудникам отраслевых органов администрации, отвечающим за их использование и сохранность.
Печать с воспроизведением герба округа изготавливается в одном экземпляре и хранится у Главы округа.
198.Печати с изображением герба округа ставятся на документах, требующих особого удостоверения их подлинности. Примерный перечень документов, на которых ставится печать с воспроизведением герба Западнодвинского муниципального округа Тверской области, приведен в приложении 28. Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ. Простые круглые печати (без изображения гербовой символики) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам.
Штампы с факсимильным воспроизведением подписи должностных лиц при необходимости разрешается использовать на копиях документов, подписанных в установленном порядке. Использование указанных штампов при оформлении подлинников всех документов запрещается.
199.Об утере печати или штампа незамедлительно ставится в известность Глава округа и руководитель аппарата Администрации округа для отметки в журнале.
200.Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы подлежат возврату в общий отдел Администрации, где они уничтожаются по акту в соответствии с законодательством.
201.Контроль за использованием печатей и штампов возлагается на руководителей отраслевых (функциональных) органов администрации, их использующих.
202.Сотрудник, которому были выданы печать или штамп, при увольнении обязан сдать их (или они должны быть переданы по акту вместе с документами (делами) уполномоченному на то лицу).
Приложение 1
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации Западнодвинского муниципального округа
Тверской области
Перечень
бланков, используемых при подготовке и оформлении нормативных правовых и распорядительных актов,
служебных документов (писем), резолюций (поручений)
1.Бланк постановления Администрации Западнодвинского муниципального округа Тверской области.
2.Бланк распоряжения Администрации Западнодвинского муниципального округа Тверской области.
3.Бланк постановления Главы Западнодвинского муниципального округа Тверской области.
4.Бланк поручения Главы Западнодвинского муниципального округа Тверской области.
5.Бланк приказа руководителя отраслевого (функционального) органа Администрации Западнодвинского муниципального округа Тверской области, являющегося юридическим лицом.
6.Бланк письма Главы Западнодвинского муниципального округа Тверской области (с гербом).
7.Бланк письма Администрации Западнодвинского муниципального округа Тверской области (с гербом).
8.Бланк письма Администрации Западнодвинского муниципального округа Тверской области с угловым расположением реквизитов без герба.
9.Бланки для резолюций Главы Западнодвинского муниципального округа Тверской области, заместителей Главы Администрации Западнодвинского муниципального округа Тверской области, руководителя аппарата Администрации Западнодвинского муниципального округа Тверской области.
Приложение 2
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации Западнодвинского муниципального округа
Тверской области
Примерный перечень документов, подлежащих утверждению
Акты (в случае, если это предусмотрено унифицированной формой акта или нормативными правовыми актами).
Графики отпусков.
Инструкции (правила) по технике безопасности, внутреннего трудового распорядка и т.д.
Нормативы расходов сырья, материалов, электроэнергии, технологического проектирования и т.д.
Отчеты о выполнении планов, программ т.д.
Программы проведения работ и мероприятий, командировок и т.д.
Сметы расходов на содержание администрации, на ремонт зданий, помещений, сооружений, использования средств бюджета на капитальное строительство и т.д.
Планы работ (кроме оперативных).
Должностные инструкции сотрудников.
Перечень поручений Главы Западнодвинского муниципального округа.
Номенклатура дел.
Описи дел.
Приложение 3
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации Западнодвинского муниципального округа
Тверской области
|
АДМИНИСТРАЦИЯ ЗАПАДНОДВИНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО ОКРУГА ТВЕРСКОЙ ОБЛАСТИ
Иванов Иван Иванович
ЗАМЕСТИТЕЛЬ ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ ЗАПАДНОДВИНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО ОКРУГА
|
|
|
|
АДМИНИСТРАЦИЯ ЗАПАДНОДВИНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО ОКРУГА ТВЕРСКОЙ ОБЛАСТИ
Иванов Иван Иванович
ГЛАВА ЗАПАДНОДВИНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО ОКРУГА |
|
АДМИНИСТРАЦИЯ ЗАПАДНОДВИНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО ОКРУГА ТВЕРСКОЙ ОБЛАСТИ
Иванов Иван Иванович
РУКОВОДИТЕЛЬ АППАРАТА АДМИНСТРАЦИИ ЗАПАДНОДВИНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО ОКРУГА
|
|
|
Бланки резолюций
Приложение 4
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации Западнодвинского муниципального округа
Тверской области
Оформление табличных документов
1.Заголовок таблицы и заголовки граф
Тематический заголовок
|
||||||||||
Перечень документов, находящихся на контроле
Заголовки граф
В конце заголовка точка не ставится. Сокращение слов в заголовках граф не допускается.
Заголовки граф следует писать в единственном числе. Например:
наименование документа, единица измерения, срок поставки, форма документа.
В головке таблицы в конце предложения, даже если оно не закончено (поставляется за счет; в том числе), знаки препинания не ставятся.
В одноярусной головке таблицы все заголовки граф пишутся с прописной буквы.
В двух- и многоярусной головке таблицы заголовки верхнего яруса графы пишутся с прописной буквы, а заголовки второго, третьего и т.д. ярусов графы пишутся со строчной буквы, если они грамматически подчинены заголовку верхнего яруса графы.
Например:
|
№ п/п |
Наименование организации откуда поступил (куда направлен) документ |
Обработано документов |
Приме- чание |
||
|
входящих |
исходящих |
распорядительных документов (приказов, распоряжений) |
|||
|
|
|
|
|
|
|
Заголовки второго, третьего и т.д. ярусов графы пишутся с прописной буквы, если они грамматически не подчинены стоящему над ними заголовку графы.
Например:
|
Наименование технического задания |
Исполнитель и срок выполнения работ |
|
|
Разработка технической документации |
Производство первой промышленной серии |
|
|
|
|
|
Графы таблицы должны быть пронумерованы, если она занимает более одной страницы.
Например:
|
Наименование технического задания |
Исполнитель и срок выполнения работ |
|
|
Разработка технической документации |
Производство первой промышленной серии |
|
|
1 |
2 |
3 |
2.Боковик таблицы и элементы граф
В боковике таблицы текст каждой позиции должен начинаться с прописной буквы. Знаки препинания ставятся только внутри предложения.
В боковике после слов «Итого», «Всего» двоеточие не ставится.
Цифровые величины при перечислении (если есть дробные числа) разделяются точкой с запятой (1,2; 5,1; 6,3).
В прографке текст следует писать со строчной буквы, за исключением имен собственных.
В графе «Единица измерения» наименование единиц измерения следует писать в родительном падеже множественного числа, в скобках.
Например:
|
Наименование движимого имущества |
Марка |
Количество (штук) |
|
Легковой автомобиль |
ГАЗ-3102 «Волга» |
2 |
|
Системный блок с монитором |
Ramec Gate Gustom W |
4 |
|
Фотокамера |
CАNON EOS |
6 |
|
Итого |
|
12 |
3.Сноски и примечания
В таблице ссылка на сноску может быть обозначена звездочкой или цифрой со скобкой. Сноски могут быть даны как на каждой странице, где
есть ссылки на сноску, так и в конце таблицы. После знака сноски текст сноски начинается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.
Примечания даются в конце приложения. Если есть сноски, то примечания даются после сносок.
Например:
(тыс. штук)
|
Наименование сельскохозяйственного оборудования |
2010 год |
2011 год |
|
Тракторы - всего |
60 |
65* |
|
из них: |
|
|
|
гусеничные тракторы Т-74 |
42 |
35 |
|
тракторы Т-150 - всего |
18 |
30 |
|
в том числе колесные тракторы: |
|
|
|
Т-150К |
17 |
20 |
|
Т-150 |
1 |
10 |
* Включая производство по кооперации.
Примечания: 1. Объем поставок тракторов при необходимости может быть уточнен заводом-изготовителем.
4.Однострочные и многострочные элементы таблиц
Числа и однострочные текстовые элементы в графах равняются по последней (нижней) строке боковика.
Двух- или многострочные текстовые элементы равняются по первой (верхней) строке боковика. В этом случае и цифры располагаются на верхней строке.
Например:
|
Наименование |
План (единиц) |
Фактически (единиц) |
Отклонение (единиц) |
|
Материальные затраты |
600 |
892 |
292 |
|
Условно-постоянные затраты |
500 |
400 |
-100 |
|
Итого |
1 100 |
1292 |
192 |
Текст таблицы печатается шрифтом размером № 11 - 12 с одинарным межстрочным интервалом. При оформлении таблицы большого размера допускается использовать шрифт размером № 9 - 10. Первая строка абзаца текста таблицы (включая заголовки граф, столбцов и строк) печатается без абзацного отступа. Отступы текста слева и справа не допускаются. Интервалы перед абзацем и после него не допускаются.
При переносе текста таблицы на другую страницу заголовки граф повторяются. Если в таблице имеется строка с цифровым обозначением заголовков граф (столбцов), то при переносе на всех последующих страницах допускается повторять только строку с номерами граф (столбцов).
Строки таблицы могут быть признаны утратившими силу.
При признании утратившими силу строк нумерация всех других строк таблицы не изменяется.
Например:
|
127 |
Начальник отдела |
1 |
|
|
128 |
Утратила силу |
||
|
129 |
Консультант |
1 |
|
|
130 |
Главный специалист |
2 |
|
|
131 |
Ведущий специалист |
2 |
|
При дополнении таблицы новыми строками первоначальная нумерация строк не меняется. Новая строка дополнительно обозначается цифрами, помещаемыми над основными цифровыми обозначениями строк: 31, 52.
Например:
|
86 |
Документовед 1 категории |
1 |
|
861 |
Документовед 2 категории |
1 |
Варианты внесения изменений в структуру таблицы:
- в наименовании таблицы слова "___" заменить словами "__";
- в наименовании таблицы слова "___" исключить;
- наименование таблицы изложить в следующей редакции: "___";
- наименование таблицы после слов "___" дополнить словами "___";
- наименование графы "___" дополнить словами "___";
- в строке 1 слова "___" заменить словами "___";
- в строке 3 слова "___" исключить;
- в графе 3 строки 4 цифры "___" заменить цифрами "___";
- строку 2 признать утратившей силу;
- таблицу дополнить строкой 11 следующего содержания: "___".
В случае если строки и (или) графы не пронумерованы, то изменение вносится путем изложения позиции в новой редакции.
Например:
В паспорте муниципальной программы Западнодвинского муниципального округа "Развитие транспортной системы" строку "Соисполнители муниципальной программы" изложить в следующей редакции:
|
" |
Соисполнители муниципальной программы |
Отдел транспорта, дорожного хозяйства Администрации Западнодвинского муниципального округа, МУП "Западнодвинское АТП" |
". |
Приложение 5
к Инструкции по делопроизводству в Администрации Западнодвинского муниципального округа Тверской области
АДМИНИСТРАЦИЯ
ЗАПАДНОДВИНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО ОКРУГА ТВЕРСКОЙ ОБЛАСТИ
1 пт
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
1 пт
от №
г. Западная Двина
2 пт
ЗАГОЛОВОК
2 пт
ТЕКСТ
2 пт
|
Глава Западнодвинского муниципального округа |
____________________ подпись |
____________________ инициалы, фамилия |
(Далее текст не приводится)
Приложение 6
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации Западнодвинского муниципального округа Тверской области
АДМИНИСТРАЦИЯ
ЗАПАДНОДВИНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО ОКРУГА ТВЕРСКОЙ ОБЛАСТИ
1 пт
РАСПОРЯЖЕНИЕ
1 пт
от №
г. Западная Двина
2 пт
ЗАГОЛОВОК
2 пт
ТЕКСТ
2 пт
|
Глава Западнодвинского муниципального округа |
____________________ подпись |
____________________ инициалы, фамилия |
(Далее текст не приводится)
Приложение 7
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации Западнодвинского муниципального округа Тверской области
ГЛАВА ЗАПАДНОДВИНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО ОКРУГА ТВЕРСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от №
Западная Двина
Бланк постановления главы Западнодвинского муниципального округа
Приложение 8
к Инструкции по делопроизводству в Администрации Западнодвинского муниципального округа Тверской области
АДМИНИСТРАЦИЯ
ЗАПАДНОДВИНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО ОКРУГА
ТВЕРСКОЙ ОБЛАСТИ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от №
Западная Двина
Об утверждении Порядка доступа сотрудников Администрации в помещения, предназначенные для обработки персональных данных
В целях обеспечения защиты информации и режима безопасности проводимых работ, в соответствии с требованиями руководящих документов ФСТЭК России по защите информации, обрабатываемой на объектах информатизации администрации Западнодвинского муниципального округа Тверской области,
(далее текст не приводится)
Глава Западнодвинского
муниципального округа Подпись И.О. Фамилия
Приложение 9
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации Западнодвинского муниципального округа Тверской области
ОТДЕЛ ОБРАЗОВАНИЯ АДМИНИСТРАЦИИ ЗАПАДНОДВИНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО ОКРУГА ТВЕРСКОЙ ОБЛАСТИ
ПРИКАЗ
№
Западная Двина
Бланк приказа
Приложение 10
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации Западнодвинского муниципального округа Тверской области
ГЛАВА ЗАПАДНОДВИНСКОГО
МУНИЦИПАЛЬНОГО ОКРУГА
№____
Западная Двина
Бланк поручения
Приложение11
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации Западнодвинского муниципального округа Тверской области
УТВЕРЖДАЮ
Глава Западнодвинского муниципального округа
И.И. Иванов
« » 20 года
Перечень поручений Главы Западнодвинского муниципального округа И.И. Иванова по итогам
наименование мероприятия
___________________
дата мероприятия
________________________________________________________________
Текст поручения Губернатора области
Исполнитель (Исполнители) –
ФИО исполнителя/исполнителей
Текст поручения Губернатора области
Исполнитель (Исполнители) –
ФИО исполнителя/исполнителей
Петров Петр Петрович (48265) 2-70 -70
Приложение 12
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации Западнодвинского муниципального округа
Тверской области
ПРОТОКОЛ
заседания (совещания)
« »
тема совещания
Дата г. Западная Двина №
Председатель: Иванов И.И., должность
Присутствовали:
ФИО участника совещания - должность
...
ПОВЕСТКА ДНЯ
1.
2.
…
ФИО заслушиваемого, краткое изложение текста выступления
ВЫСТУПИЛИ:
ФИО выступающего (выступающих), краткое изложение текста выступления
На основании изложенного
РЕШИЛИ:
2.…
Председатель И.И. Иванов
Протокол вел(а) Петров П.П 8(48265) 2-70-70
Приложение 13
к Инструкции по делопроизводству в Администрации Западнодвинского муниципального округа Тверской области
ГЛАВА ЗАПАДНОДВИНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО ОКРУГА ТВЕРСКОЙ ОБЛАСТИ
ул. Кирова,10
г. Западная Двина, Россия,172610
тел. (48265) 2-17-38, факс 2-17-30
e-mail: westerndvina.22@yandex.ru
ОГРН 1026901777253,
ИНН/КПП 6922000946/692201001
№
на № от
Бланк письма Главы Западнодвинского муниципального округа
Приложение 14
к Инструкции по делопроизводству в Администрации Западнодвинского муниципального округа Тверской области
АДМИНИСТРАЦИЯ ЗАПАДНОДВИНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО ОКРУГА ТВЕРСКОЙ ОБЛАСТИ
ул. Кирова,10
г. Западная Двина, Россия,172610
тел. (48265) 2-17-38, факс 2-17-30
e-mail: westerndvina.22@yandex.ru
ОГРН 1026901777253,
ИНН/КПП 6922000946/692201001
№
на № от
Бланк письма администрации с гербом
Приложение 15
к Инструкции по делопроизводству в Администрации Западнодвинского муниципального округа Тверской области
|
АДМИНИСТРАЦИЯ ЗАПАДНОДВИНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО ОКРУГА ТВЕРСКОЙ ОБЛАСТИ ул. Кирова,10 г. Западная Двина, Россия,172610 тел. (48265) 2-17-38, факс 2-17-30 e-mail:westerndvina.22@yandex.ru ОГРН 1026901777253, ИНН/КПП 6922000946/692201001 |
___ №
на № от
Бланк письма администрации без герба
Приложение 16
к Инструкции по делопроизводству в Администрации Западнодвинского муниципального округа Тверской области
(Наименование отраслевого
(функционального) органа)
АДМИНИСТРАЦИЯ
ЗАПАДНОДВИНСКОГО
МУНИЦИПАЛЬНОГО ОКРУГА
ТВЕРСКОЙ ОБЛАСТИ
ул. Кирова,10
г. Западная Двина, Россия,172610
тел. (48265) 2-17-38, факс 2-17-30
e-mail: westerndvina.22@yandex.ru
ОГРН 1026901777253,
ИНН/КПП 6922000946/692201001
___________ №
на № от
Бланк письма отраслевого (функционального) органа
Приложение 17
к Инструкции по делопроизводству в Администрации Западнодвинского муниципального округа Тверской области
АДМИНИСТРАЦИЯ
ЗАПАДНОДВИНСКОГО
МУНИЦИПАЛЬНОГО ОКРУГА
ТВЕРСКОЙ ОБЛАСТИ
АРХИВНЫЙ ОТДЕЛ
ул. Кирова,10
г. Западная Двина, Россия,172610
тел. (48265) 2-17-38, факс 2-17-30
e-mail: westerndvina.22@yandex.ru
ОГРН 1026901777253,
ИНН/КПП 6922000946/692201001
___________№
на № от
АРХИВНАЯ СПРАВКА
. №
Основание: Ф. ОП. Д. Л. .
Заведующий архивным отделом И.О. Фамилия
Исполнитель И.О. Фамилия
Приложение 18
к Инструкции по делопроизводству в Администрации Западнодвинского муниципального округа Тверской области
Администрация
Западнодвинского муниципального округа
Тверской области
АРХИВНЫЙ ОТДЕЛ
ул. Кирова,10
г. Западная Двина, Россия,172610
тел. (48265) 2-17-38, факс 2-17-30
e-mail: westerndvina.22@yandex.ru
ОГРН 1026901777253,
ИНН/КПП 6922000946/692201001
АРХИВНАЯ ВЫПИСКА
. №
Основание: Ф. ОП. Д. Л. .
Заведующий архивным отделом И.О. Фамилия
Исполнитель И.О. Фамилия
Приложение 19
к Инструкции по делопроизводству в Администрации Западнодвинского муниципального округа Тверской области
Примерный перечень
входящей корреспонденции, не подлежащей регистрации
в Общем отделе
Ведомственные статистические сведения, отчеты, сводки и информации, сборники и обзоры.
Учебные планы, программы (копии). Программы совещаний, конференций. Рекламные извещения и материалы.
Нормы расхода материалов.
Поздравительные письма и телеграммы, пригласительные билеты. Бухгалтерские документы.
Периодические и печатные издания.
Месячные, квартальные, полугодовые отчеты (без сопроводительных писем).
Распорядительные документы (постановления, распоряжения) местных администраций (без сопроводительных писем).
Повестки и программы конференций, совещаний и других мероприятий.
Материалы (документы), в которых не предусматривается подпись.
Приложение 20
к Инструкции по делопроизводству в Администрации Западнодвинского муниципального округа Тверской области
Некоторые типовые сроки
исполнения отдельных документов
б) без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку «срочно» и «В. срочно» (Весьма срочно) - в 3-дневный срок;
в) имеющие пометку «Оперативно» - в 10-дневный срок;
г) парламентские запросы - не позднее 15 дней со дня получения запроса;
д) запросы и обращения членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы - не позднее 13 дней со дня получения запроса (обращения) или в иной согласованный с инициатором запроса срок;
е) обращения депутатов Законодательного Собрания Тверской области и депутатов иных выборных органов - не позднее 30 дней со дня получения обращения;
ж) обращения граждан, поступившие в Администрацию, рассматриваются в течение 30 дней со дня регистрации;
з) протесты прокурора - не позднее чем в 10-дневный срок;
и) представления прокурора подлежат безотлагательному решению в течение месяца со дня внесения представления;
к) письма-поручения и письма-запросы учреждений и организаций - к указанному в них сроку;
л) письма предприятий, учреждений, организаций - в течение 30 дней со дня получения обращения;
м) поручения Главы Западнодвинского муниципального округа - в срок, указанный в поручении, либо в месячный срок со дня его подписания.
Администрация Западнодвинского муниципального округа
Тверской области
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
г. Западная Двина
Приложение 21
к Инструкции по делопроизводству в Администрации Западнодвинского муниципального округа Тверской области
УТВЕРЖДАЮ
Глава Западнодвинского муниципального округа
И.О. Фамилия
20 г.
на 20 год
|
Индекс дела |
Заголовок |
Кол-во дел |
Срок хранения и № статей по перечню |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
Название раздела |
||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Заведующий архивным отделом И.О. Фамилия Дата
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
|
Министерстве |
Протокол ЭК администрации Протокол ЭПК при Администрации
Западнодвинского муниципального культуры Тверской области
округа Тверской области
от № от №
Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведены в ______году в Администрации
Итоговая запись о категории и количестве дел.
|
По срокам хранения |
Всего |
В том числе |
|
|
|
|
Переходящих |
С отметкой «ЭПК» |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
|
Постоянного |
|
|
|
|
Временного (свыше 10 лет) |
|
|
|
|
Временного (до 10 лет включительно) |
|
|
|
|
Итого: |
|
|
|
« » 20 г. Итоговые сведения переданы в архив.
« » 20 г.
Приложение 22
к Инструкции по делопроизводству в Администрации Западнодвинского муниципального округа Тверской области
Архивный отдел Администрации
Западнодвинского муниципального округа Тверской области
Администрация Западнодвинского муниципального округа Тверской области
Наименование структурного подразделения
Дело № . Том №
(Заголовок дела)
(крайние даты)
на листах
Хранить
Бланк титульного листа дела
Приложение 23
к Инструкции по делопроизводству в Администрации Западнодвинского муниципального округа Тверской области
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА №
В деле подшито и пронумеровано
(цифрами и прописью)
лист (а,ов), с № _ по № .
в том числе:
литерные номера листов пропущенные номера листов
+ листов внутренней описи
|
Особенности физического состояния и формирования дела |
Номера листов |
|
1 |
2 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Наименование должности сотрудника Подпись Расшифровка подписи
« » 20 г.
Дата
Бланк листа-заверителя дела
Приложение 24
к Инструкции по делопроизводству в Администрации Западнодвинского муниципального округа Тверской области
Внутренняя опись дела №
(заголовок дела)
|
Дата документа |
Заголовок и номер документа |
Номера листов |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Итого документов. (цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи .
(цифрами и прописью)
Наименование должности сотрудника Подпись Расшифровка подписи
« » 20 г. Дата
Бланк внутренний описи дела
Приложение 25
к Инструкции по делопроизводству в Администрации Западнодвинского муниципального округа Тверской области
Администрация Западнодвинского муниципального округа Тверской области
УТВЕРЖДАЮ
Заместитель главы Западнодвинского муниципального округа
И.О. Фамилия
« » 20 г.
ОПИСЬ № 1 дел постоянного хранения
за 20 год
|
Название структурного подразделения |
|||||
|
№ п п |
Индекс дела |
Заголовок дела |
Крайние даты |
Колич ество листов |
Примеча ния |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
В данный раздел описи внесено дела
(цифрами и прописью)
с № по № , в том числе: литерные ; пропущенные номера .
Опись составил:
Должность подпись (Ф.И. Отчество)
« » 20 г.
Приложение 26
к Инструкции по делопроизводству в Администрации Западнодвинского муниципального округа Тверской области
Администрации Западнодвинского
муниципального округа
Тверской области
ФОНД №
УТВЕРЖДАЮ
Глава Западнодвинского
муниципального округа
И.О. Фамилия
« » 20 г.
ОПИСЬ №2
дел по личному составу за 20 год
|
№ п/п |
Индекс |
Заголовок дела |
Дата дела |
Срок хране ния |
Кол- во листо в |
Приме- чание е |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
В данный раздел описи внесено дела
(цифрами и прописью)
с № по № , в том числе: литерные , пропущенные номера .
Опись составил:
Должность подпись (Ф.И. Отчество)
« » 20 г.
Приложение 27
к Инструкции по делопроизводству в Администрации Западнодвинского муниципального округа Тверской области
Наименование структурного подразделения Администрация Западнодвинского
муниципального округа Тверской области
УТВЕРЖДАЮ
Заместитель главы Западнодвинского муниципального округа
И.О. Фамилия
« » 20 г.
АКТ
20 г. №
г. Западная Двина
О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
На основании _ (название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы за гг.
(наименование отраслевого органа)
|
№ п/п |
Заголовок дела или групповой заголовок дел |
Дата дела или крайние даты дела |
Номе ра описе й |
Индекс дела по номенклатур е или № дела по описи |
Коли- чество дел |
Сроки хранения дела и номера статей по перечню |
Приме- чание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Итого ед. хр. за годы
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения и по личному составу за ___ годы утверждены и согласованы с ЭПК
(наименование архивного учреждения)
(протокол от № )
Наименование должности лица, проводившего экспертизу
ценности документов Подпись Расшифровка подписи
Дата СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК
от №
Документы в количестве ед. хр.,
(цифрами и прописью)
весом кг сданы в
(наименование организации)
на переработку по приемо-сдаточной накладной от №
Наименование должности работника,
сдавшего документы Подпись Расшифровка подписи Дата
Приложение 28
к Инструкции по делопроизводству в Администрации Западнодвинского муниципального округа Тверской области
Примерный перечень документов, на которых ставится печать
с воспроизведением герба Западнодвинского округа Тверской области
Акты приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; оказания услуг; списания; экспертизы и т.д.
Доверенности на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в судах и т.д.
Договоры, дополнительные соглашения к договорам, заключаемые Администрацией Западнодвинского муниципального округа Тверской области.
Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.
Представления и ходатайства о награждении, премировании, направляемые в Правительство Тверской области.
Поручения бюджетные, банковские, пенсионные и платежные (сведения в банковские учреждения).
Справки лимитные, о выплате страховых сумм, использовании бюджетных ассигнований на зарплату, о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.
Титульные списки.
Акты приема-передачи помещений (зданий, имущества из государственной собственности в муниципальную собственность).
Архивные справки, архивные выписки, акты приема-передачи архивных документов на хранение.
Документы, легитимность которых должна подтверждается гербовой печатью.
